Sopimustenhallinnassa esiintyy pahoja puutteita

Tiedonhallintaan erikoistuneen M-Files Oy:n maaliskuussa 2015 toteuttama sopimustenhallintaa käsittelevä kysely suomalaisyritysten toimitusjohtajille, talousjohtajille, kehitysjohtajille sekä lakimiehille puhuu synkkää kieltä sopimuksiin liittyvistä käytännöistä ja työtavoista.

Sähköpostiin tai omalle tietokoneelle tallentaminen uhkaa tietoturvaa

M-Filesin kyselyyn vastanneista suomalaisista organisaatioista noin joka neljäs säilyttää sopimuksia sähköpostissa tai omalle tietokoneelle tallennettuna.

"Sopimustietojen tallettaminen tietokoneen omalle kovalevylle on suuri riski. Jos kone varastetaan, luottamuksellinen sopimustieto voi pahimmassa tapauksessa joutua vääriin käsiin. Lopullinen allekirjoitettu versio sopimuksesta tulisi aina tallentaa ja arkistoida muiden sopimustietoa tarvitsevien henkilöiden saataville. Sopimuksia ei tulisi jemmata tai pantata eivätkä ne koskaan saisi olla organisaatiossa vain yhden henkilön takana", muistuttaa sopimustenhallinnan konsultti Marita Willman Contractia Oy:stä.

Riskeistä huolimatta lähes neljäsosa kyselyyn vastanneista tallentaa sopimuksia omille tietokoneilleen. Tulosten mukaan liki 20 % vastaajista säilyttää sopimuksia sähköpostissa. Tämä ei ole organisaation edun mukaista, sillä tarvittaessa organisaatio ei pääse helposti tietosuojasyistä työntekijän sähköpostiin.

Hyvä sopimustenhallinta on tärkeä osa riskienhallintaa

Uskoessaan sopimustiedot ainoastaan yhden henkilön käsiin organisaatiot ottavat huomattavan riskin. Sopimuksista vastaavan henkilön irtisanoutuessa tai jäädessä eläkkeelle tiedot ovat vaarassa jäädä muun organisaation ulottumattomiin. Yhtenä suurimpana ongelmana kyselyn vastaajat toivatkin esiin sen, että sopimukset eivät ole saavutettavissa silloin, kun niitä tarvitaan, vaikka ne tallennettaisiin yhteiselle verkkolevylle.

"Turvallisella ja helppokäyttöisellä sopimustenhallintajärjestelmällä on hyvin yksinkertaista varmistaa, että oikeilla henkilöillä on aina välitön pääsy tarvitsemansa sopimuksen oikeaan versioon", toteaa M-Filesin toimitusjohtaja Miika Mäkitalo.

Muistamattomuus tulee kalliiksi

Kyselyssä tiedusteltiin myös sopimusten umpeutumisen seuraamista. Vain 16 % vastaajista kertoi käyttävänsä tietojärjestelmää sopimusten uusimistarpeesta hälyttämiseen. Tällöin uudelle kaudelle jatkuvat sopimukset jäävät helposti tarkistamatta, jolloin kilpailutus jää tekemättä ja yritys saattaa sitoutua huomaamatta turhan pitkälle jatkokaudelle. Muistinvarainen seuranta ja henkilökohtaiset kalenterimuistutukset eivät anna myöskään yhtenäistä yleiskuvaa sopimuskannan sisällöstä. 

Monipuolinen järjestelmä sopimustenhallintaan

Sopimustenhallinta on yksi keskeinen osa M-Filesin monipuolista dokumenttien- ja tiedonhallinnan kokonaisuutta. M-Filesin järjestelmässä sopimukset voidaan myös allekirjoittaa sähköisesti, jolloin tulostuksen tarve vähenee. M-Files varmistaa myös, että kaikilla on varmasti käytössään aina sopimuksen viimeisin versio tarjoten samalla täydellisen versiohistorian.

"Yhteisessä sähköisessä järjestelmässä sopimukset on helppo pitää ajan tasalla. Käyttäjillä on aina niihin nopea ja turvallinen pääsy ajasta ja paikasta riippumatta. Samalla organisaatiolla säilyy kokonaisnäkemys koko sopimuskantaan. Sopimuksenhallintajärjestelmän käyttö onkin tärkeä osa liiketoimintaa ja riskienhallintaa sekä yksityisellä että julkisella sektorilla", Mäkitalo sanoo.