M-Filesin Tiedonhallintaseminaari kokosi yhteen yli 600 liiketoiminnan päättäjää

Tilaisuuden ensimmäinen pääpuhuja, AIIM Internationalin tiedonhallinnan asiantuntija, John Mancini kertoi, mitä tarpeita tulevaisuuden massiivinen tietotulva asettaa tiedonhallinnalle sekä liiketoiminnalle ja strategialle.

"Tiedon määrä kasvaa vuoteen 2020 mennessä yli 50-kertaiseksi. Kaiken tämän tiedon kokonaisvaltainen optimoitu hallinta edellyttää uudenlaisia tietopalveluita ja -ohjelmistoja, joiden käyttö tulee olla helppoa niin organisaatioille kuin myös loppukäyttäjille. Koneoppimisen aikakaudella metatiedot ovat avainasemassa. Tämän lisäksi tarvitaan aiempaa enemmän automatiikkaa, joustavuutta ja dynaamisuutta liiketoimintaprosessien ja tiedonhallinnan kehittämiseen. Nämä tekijät määrittävät menestymisen tulevaisuudessa", totesi John Mancini.

F-Securen tutkimusjohtaja Mikko Hyppönen kertoi omassa pääpuheenvuorossaan, että edessä on koneoppimisen vallankumous. IoT:n myötä kaikki laitteet leivänpaahtimista jääkaappeihin ovat pian verkossa. Laitevalmistajat keräävät dataa ihmisten toimintatavoista – halusimme sitä tai emme. Tekoälyn, GDPR:n ja lamaannuttavien virushyökkäysten myötä tieto muuttuu entistäkin arvokkaammaksi. Siksi tulevaisuuden tiedonhallinnan tulee olla yritystoiminnan ytimessä ja johdon käsissä.

"Organisaation tietojen on oltava turvassa, hallittavissa ja helposti käytettävissä. Tieto on hyödytöntä, kunnes se on jalostettu ja louhittu käyttöön", Hyppönen sanoi verraten tietoa öljyyn.

M-Files 2018 tuo älykkyyttä tiedonhallintaan

Vastauksena tulevaisuuden tiedonhallinnan haasteisiin M-Filesin teknologiajohtaja Antti Nivala ja tuotehallintajohtaja Mika Javanainen esittelivät markkinoiden ensimmäisen älykkään tiedonhallinnan ohjelmistoratkaisun: M-Files 2018 toimii teknologiaratkaisuna organisaation eri järjestelmien ja tietovarastojen päällä, jolloin kaikki tieto on käytettävissä tallennuspaikasta riippumatta. Eri järjestelmiin tallennettua luokittelematonta tietoa voidaan jalostaa ja täydentää metatietojen avulla, joita M-Filesin tekoäly osaa ehdottaa automaattisesti.

Erityisen innoissaan Nivala ja Javanainen olivat tietovarastoriippumattomasta arkkitehtuurista: "M-Files 2018 eliminoi hitaat ja raskaat migraatioprosessit. Koska kaikkea tietoa ei tarvitse siirtää vanhasta järjestelmästä uuteen, käyttöönotto on helpompaa kuin koskaan. Eri järjestelmissä oleva tieto on vain parin klikkauksen päässä – myös mobiililaitteilla.".

Älykästä tietoa ei etsitä – se löydetään

Seminaarissa kuultiin lisäksi Vantaan kaupungin kaupunkiympäristön digiloikasta ja siitä, kuinka Fingridillä on siirrytty moderniin dokumenttienhallintaan liiketoiminnan ehdoilla. Vantaan kaupungilta puhumassa oli Sami Rapo ja Fingridiltä Marjaana Kivioja.

Vantaan kaupungilla parhaillaan käynnissä olevassa mittavassa MATTI-hankkeessa nykyiset järjestelmät korvataan kokonaisvaltaisella ratkaisulla, jossa maankäytön koko elinkaaren tiedot kaavoituksesta rakentamiseen asti muodostavat jatkossa paikkatiedon sisältävän digitaalisen kokonaisuuden. Kokonaisvaltaisen tiedon- ja prosessienhallinnan avulla toiminta tehostuu läpi koko organisaation.

"Tavoitteena on poistaa rutiininomaisia toimintoja, joita vanhoilla järjestelmillä tehdään. Meillä tietoa ei etsitä – se löydetään", Rapo kiteytti.

Fingridin Marjaana Kiviojan mukaan uuden ajan dokumenttienhallinnan tulee olla tietopalvelu, joka integroituu lukuisiin muihin liiketoimintajärjestelmiin. Findrigillä tämä onkin ehdottoman tärkeää, sillä yrityksellä on käytössään liki kaksi miljoonaa asiakirjaa.

"Jokaisen asiakirjan on löydyttävä helposti, nopeasti ja varmasti. Siksi käyttöön otettavan järjestelmän on taattava väline- ja paikkariippumaton sekä tietoturvallinen dokumenttienhallinta", Kivioja valaisi syitä M-Filesin valinnan takana.

Tilaisuuden lopuksi M-Filesin toimitusjohtaja Miika Mäkitalo kannusti yleisöä katsomaan innolla tulevaisuuteen. M-Filesin missiona on muuttaa, miten maailmaa hallitsee tietoa. Tiedonhallinnan vallankumous on vasta alkanut, ja mahdollisuudet muutokseen ovat juuri nyt käsillä.

Lisätietoja: Kokoelma seminaarin annista ja fiiliksistä sosiaalisessa mediassa sekä aihetunnisteella #tiha2017.