Tapahtumia järjestetään koko ajan enemmän ja ammattimaisemmin – digitaalinen työkalu auttaa parantamaan hallintaa ja kannattavuutta

Yhtenäistä työkalua tapahtumien suunnitteluun, projektinhallintaan, dokumentointiin ja viestintään on ollut tarjolla vähän. Jyväskylässä kehitetyn Opens-verkkotyökalun avulla tapahtumajärjestäjät voivat hyödyntää valmiita, ammattilaisten laatimia tapahtumapohjia suunnittelussa, jakaa tietoa järjestämiseen liittyvän verkoston kanssa turvallisesti ja dokumentoida toimintaa. Työkalun avulla tapahtumien järjestäminen helpottuu ja tehostuu, jolloin niiden kannattavuuttakin voi parantaa.  

– Onnistunut tapahtuma on paitsi turvallinen ja elämyksellinen, myös järjestäjilleen taloudellisesti kannattava. Onnistua voi monella tavalla, mutta kannattavuuden ja riskienhallinnan näkökulmasta erot ovat suuria. Kun tuotanto on ammattimaista ja hallittua, voidaan tapahtuman kannattavuutta parantaa ja riskejä vähentää merkittävästi, Opensin kehittäjä, pitkän linjan tapahtuma-ammattilainen Vesa Walden sanoo.

“Liikkuvia osia” paljon, vastuu suuri

Tapahtumilla on iso kansantaloudellinen merkitys: ne työllistävät suoraan ja välillisesti tuhansia ihmisiä. Tapahtuma-alan järjestäytyminen Tapahtumateollisuus ry:ksi tänä vuonna on yksi osoitus alan merkityksellisyydestä ja kehittymishalusta. 

Walden on kokenut alan muutoksia yli 20 vuoden ajalta. Tapahtuma-alan keväällä lähes totaslisesti pysäyttänyt koronaepidemia on pakottanut uudenlaisten tapahtumamuotojen kehittämiseen. Koronan aiheuttama täyspysähdys livetapahtumien suhteen ei hänen mielestään ole kuitenkaan ainoa alan toimintatapojen kehittämisen ajuri.

– Tapahtumia tuotetaan edelleen melko perinteisillä työkaluilla niin urheiluseuroissa, yhdistyksissä kuin yritystoimintanakin. Kynä, paperi, sähköposti ja puhelin ovat edelleen yleisimmät välineet. Tähän liittyy paljon tehottomuutta sekä virheiden ja tietokatkosten mahdollisuuksia. 

Talouden ohella myös turvallisuuteen liittyvät vaatimukset kasvavat koko ajan, mutta ovatko riskit aina hallinnassa, Walden kysyy. 

– Vastuu tapahtumasta on aina sen omistajalla eli järjestäjätaholla, vaikka palveluja tilattaisiinkin alihankintana, Walden muistuttaa.  

Digitaalisuus tapahtuma-alalla muutakin kuin streamausta

Digitaalisten työvälineiden hyödyntämisessä Walden näkee kasvunvaraa.

– Tapahtuma-alalla digitalisaation ei tarvitse tarkoittaa vain tapahtuman live streamausta tai sähköistä ilmoittautumista ja lippukauppaa. Myös tapahtuman suunnittelussa ja tuotannossa voidaan hyödyntää digitaalisuutta paljon nykyistä enemmän. 

Alalla käytetään digityökaluja osaprosessien toteuttamiseen, mutta Opensin kaltaista ratkaisua, joka kokoaa koko tapahtuman verkostoineen samalle helppokäyttöiselle alustalle ei ole. 

– Haluamme tehdä Opensista tapahtuma-alan starndardityökalun sekä Suomessa että maailmalla. Etenkin nyt, kun tapahtuma-ala on ennennäkemättömän haasteen edessä koronan vuoksi toimintatapojen kehittäminen on tärkeää, Walden sanoo.