Kevyet ERP-käyttöönotot kiinnostavat nyt yrityksiä – ERP-toiminnanohjausjärjestelmä sopii myös pienelle yritykselle

Suomessa on paljon yrityksiä, joilla ei ole käytössä yhtä järjestelmää yrityksen liiketoiminnan hallinnointiin, vaan arkea pyöritetään useilla eri ohjelmistoilla, vanhentuneilla ohjelmistoilla tai jopa pelkästään Exceleiden avulla. Miksi yritykset eivät hanki toiminnanohjausjärjestelmää (ERP eli enterprise resource planning)?

- Mielikuva ERPin käytöönotosta on tyypillisesti, että se on kallista, hidasta ja aikaa vievää, ja että ERP sopii vain isojen yritysten tarpeisiin, kertoo Oscar Softwaren liiketoimintajohtaja Sami Kosmala.

Kosmalan mukaan mielikuva vaativasta ERP-projektista pitääkin osittain paikkansa. Kilpailu on koventunut, markkinoille on tullut uusia toimijoita ja lisäksi epävarma maailmantilanne ja muuttuneet markkinat ovat vahvistaneet asiakasyritysten vaatimusta nopeasta ja ketterästä ERP-projektista.

ERP-toimittajat ovat reagoineet tähän ja kehittäneet kevyempiä, modulaarisia ja helposti käyttöönotettavia ERP-järjestelmiä, Kosmala kertoo.

- Kun yrityksissä keskitytään ydinliiketoimintaan ja bisneksen pyörittämiseen, ei ole resurssia ja aikaa investoida massiivisiin järjestelmähankkeisiin. Tämä on ollut selkeä suunta viime vuodet. Tähän me olemme Oscarilla pyrkineet vastaamaan – tuomaan tarjolle eri kokoisia toimitusmalleja, ja nyt myös täysin uuden toiminnanohjausjärjestelmän mikroyrityksille, Kosmala kertoo.

Oscar T5 Lite on pienen yrityksen ERP

Oscar T5 Lite on Oscar Softwaren toiminnanohjausjärjestelmä, joka on suunnattu pienille yrityksille, joiden liikevaihto on noin sadasta tuhannesta yhteen miljoonaan euroa. Oscar T5 Litessä on perustoiminnot yrityksen arjen hallinnointiin: myynti-, osto-, asiakkuudenhallinta (CRM) ja varastotoiminnot sekä raportointi.

- Oscar T5 Lite on täysverinen ERP kaikille myyntiorganisaatioille, jotka tekevät kauppaa BtoB-puolella tai BtoC-puolella. Yritys voi myydä konkreettisia tuotteita tai palveluja, Kosmala kertoo.

Kosmalan mukaan järjestelmän käyttäminen on joustavaa ja suoraviivaista, ja kaikki ylimääräinen on karsittu pois.

- Oscar T5 Lite sopii hyvin aloitteleville yrityksille ensimmäiseksi ERPiksi, sillä ohjelma skaalautuu yrityksen kasvaessa. Kun yritys kasvaa ja tarpeet muuttuvat, järjestelmä voidaan päivittää Oscar T5 Basic tai Oscar T5 Premium -malleihin, joissa toiminnallisuuksia on enemmän ja asiakaskohtaiset erityistarpeet ovat mahdollisia, Kosmala kertoo.

ERP tuo raamit yrityksen arkeen

Sami Kosmala on työskennellyt Oscar Softwarella vuodesta 2009. Tukkukaupan yritysten toiminnasta hänellä on 20 vuoden kokemus. Kosmala tapaa asiakkaita lähes päivittäin ja näkee millaisia muutoksia toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto saa aikaan.

-Yllättävän suurissakin yrityksissä arkea pyöritetään pelkästään Exceleiden varassa tai useilla eri päällekkäisillä ohjelmistoilla, jolloin toiminta on tehotonta. Kun ERP otetaan käyttöön, tulee yrityksen arjesta prosessimaista ja sen myötä tehokkaampaa. Näin samassa ajassa pystytään hoitamaan enemmän mm. myyntityötä kuin ennen ERPin käyttöönottoa. Oscar onkin kattava kokonaisratkaisu inboundin ja koko liiketoiminnan kasvattamiseen.

Kosmala tähdentää, että nykyaikaisessa ERP-järjestelmässä yrityksen asiat löytyvät reaaliaikaisesti yhdestä ja samasta järjestelmästä.

- Tiedot tallennetaan järjestelmään kerran, jonka jälkeen ne ovat helposti koko organisaation käytettävissä reaaliaikaisesti. Tämä tehostaa tekemistä ja vapauttaa työaikaa ydintekemiseen. Nykyaikainen ERP tarjoaa digitaalisen tilannekuvan yrityksen liiketoiminnasta, Kosmala sanoo.

Verkkokauppa, taloushallinto ja ERP yhdessä järjestelmässä

Verkkokauppa on yrityksen myynnissä ja markkinoinnissa oleellinen tekijä. Miten ERP-järjestelmä toimii yrityksen verkkokaupan kanssa?

- Oscarilla on vahva verkkoliiketoiminnan osaaminen ja meiltä saa ERP-järjestelmään integroidun verkkokaupan BtoB- ja BtoC-myyntiin. ERPin kautta voidaan hallinnoida useampaa verkkokauppaa. Yrityksellä voi siis olla useita erilaisia brändikauppoja, jotka ovat kaikki integroitu ERP-järjestelmään, Kosmala kertoo.

Ideaalitilanteessa myös yrityksen taloushallinto hoidetaan samassa järjestelmässä. Tällöin kaikki tieto on läpinäkyvästi hyödynnettävissä.

Usein yrityksillä on luottokumppanina ulkopuolinen tilitoimisto, joka hoitaa taloushallinnon.

- Pienille yrityksille suunnattuun Oscar T5 Lite on laajennettavissa reskontra ja kirjanpitomoduuleilla. Oscarilla on myös tarjolla Oscar Talousosasto® -palvelu, joka on sisäinen tilitoimistomme ERP-asiakkaillemme, Kosmala kertoo.

Kosmala iloitsee työssään siitä, että pitkän kokemuksensa kautta hän pystyy olemaan aidosti hyödyksi ja avuksi asiakkaiden liiketoiminnan kehittämisessä.

- Olemme siinä mielessä poikkeuksellinen softatalo kokoluokassamme, että meillä on oma tuotekehitys ja kehittäjät. ERP-järjestelmää käytetään meidän pilvipalvelussamme. Meillä on myös kotimaiset kumppanit eli palvelimet sijaitsevat fyysisesti Suomen rajojen sisäpuolella. Koska tuotteemme ovat täysin meidän omia, voimme kehittää järjestelmää markkinan toiveita kuunnellen, Kosmala sanoo