Pk-yritysten toiminnanohjaus siirtyy web-sovelluksiin

Perinteiset toiminnanohjausjärjestelmät eivät nimestään huolimatta todellisuudessa ohjaa yrityksen toimintaa, vaan ne tuovat järjestelmällisyyttä yrityksen tekemiseen ja toimivat staattisena rekisterinä, johon kirjataan menneet tapahtumat. Näin toteaa Oscar Softwaren strategiajohtaja Markku Virtanen.

Virtanen on yli 15 vuoden urallaan pk-yritysten ERP-järjestelmien parissa nähnyt, miten ERP-alalla järjestelmiä on alettu kehittää staattisista rekistereistä kohti järjestelmää, joka antaa reaaliaikaisesti tietoa yrityksen arjesta. Osa pk-yrityksistä on lähtenyt kehityksen kelkkaan mukaan, osa pitää kiinni vanhasta ERP:stä tai pyörittää arkea pelkillä Exceleillä. Osa pk-yrittäjistä luottaa siihen, että riittää, kun toimintatavat ovat avainhenkilöiden tiedossa.

Työssään Oscar Softwarella strategiajohtaja on mukana kehittämässä ERP-järjestelmien selainpohjaisia käyttöliittymiä ja niiden taustalla toimivaa tiedonsiirtoa.

– 2010-luvun alussa aloimme Oscarilla siirtyä siihen ajatteluun, että tietokoneen ruudulla käytettävä ERP on vain yksi tapa käyttää sitä tietoa, jonka yritys on järjestelmäänsä kirjannut. Kehitimme ensin varastotyöntekijälle käsipäätteellä toimivan web-sovelluksen kirjausten tekemiseen. Varastotyöntekijän ei tarvinnut sen myötä enää kiikuttaa paperista lähetettä toimiston työntekijälle kirjattavaksi, vaan hän pystyi itse kirjaamaan tapahtuman ERP-järjestelmään heti kun se tapahtui, Virtanen kertoo.

Varastotyöntekijän web-sovellus oli Virtasen mukaan ensimmäinen suuri harppaus ERP:n kehityksessä kohti reaaliaikaista tilannekuvaa ja todellista toiminnanohjaamista. Oscar Softwaren, valmistavalle teollisuudelle suunnattua toiminnanohjausjärjestelmää alettiin tämän myötä kutsua Oscar Liiketoiminta-alustaksi. Liiketoiminta-alusta kertoo nimenä osuvasti siitä teknologiasta ja ajattelusta, jossa eri käyttöliittymistä tulevat tiedot kootaan yhdelle alustalle ja tietoa jaetaan ulospäin eri muodoissa ja eri tarpeisiin.

Todellinen toiminnanohjaus tapahtuu reaaliaikaisella tilannekuvalla

Virtasen mukaan yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä alkaa todella ohjata toimintaa siinä vaiheessa, kun kaikesta tekemisestä saadaan reaaliaikainen tilannekuva. Ilman reaaliaikaisuutta kyse on vain menneen dokumentoinnista tai tilanteen säilömisestä.

Oscar Liiketoiminta-alustalla aidon tilannekuvan syntymiseksi on oleellista, että yrityksen kaikki työntekijät käyttävät järjestelmää, jokainen omaan tehtäväänsä soveltuvalla web-sovelluksella.

– Kun työntekijä leimaa oman työaikansa web-sovelluksella ja raportoi mitä työtehtäviä hän on tehnyt ja mitä on saatu valmiiksi, liiketoiminta-alustalle kerääntyvä tieto alkaa ohjata toimintaa. Tiedot ovat välittömästi kaikkialla järjestelmässä ja jokainen prosessi etenee luontevasti seuraavaan vaiheeseen, Virtanen sanoo.

Asiakasyrityksen toimintatapa peilataan järjestelmään riittävän reaalimaailmaa vastaavana.

– Toimintoketju kulkee web-sovelluksessa kuten se kulkee reaalimaailmassakin. Näin web-sovelluksen käyttämisestä tulee luonteva osa työtä, hän sanoo.

Oscar Softwaren toimintamallissa liiketoiminta-alustan käyttö kulkee läpi koko yrityksen toiminnan. Myös taloushallinto voidaan ottaa osaksi liiketoiminta-alustaa järjestelmän yhtenä osana. Asiakas voi myös ulkoistaa taloushallinnon työt Oscar Talousosaston® hoidettavaksi.

Kaiken kattava tilannekuva mahdollistaa yrityksen johtamisen ja toiminnanohjaamisen uusimmalla tiedolla.

– Liiketoiminta-alustan pääkäyttäjät näkevät, miten asiat nivoutuvat yhteen. Yrityksen toimitusjohtaja ja hallituksen jäsenet puolestaan näkevät liiketoiminta-alustalta raportoinnin ja LIVE-tilannekuvan, Virtanen kertoo.

Puristeteoksen tuotannosta itseohjautuvaa

Oscar Softwaren asiakkaan, metallin jatkojalostusta tekevän Puristeteos Oy:n, koko liiketoiminta on mallinnettu Oscar Liiketoiminta-alustalle. Yrityksen toimitusjohtajan, Ville Mäenpään mukaan toiminnan digitalisointi yhdelle alustalle on tehnyt tuotannosta itseohjautuvaa ja tehokasta. Tuotannon työskentely on nyt selkeää ja nopeaa reaaliaikaisen web-sovelluksen kautta – tabletilla on nähtävillä aina ajantasaiset ohjeet.

– Yhdessä järjestelmässä tehdään tarjous, sovitaan kauppa, vahvistetaan toimitusaika ja tehdään työnumerot. Tuotannon suunnittelu nostaa töitä aktiiviseen tilaan, tuotannon henkilöt saavat hienokuormitettua työtä suoraan tabletilta, voivat tulostaa työmääräimen, saavat ohjeistuksen ja tavoiteajan työlle. Kun kappaleet ovat valmiit, työntekijä pystyy kertomaan myös, kuinka monta huonoa kappaletta tuli, jolloin materiaali poistuu ja saldot pysyvät oikeina. Sitten hän voi toimittaa tuotteet seuraavaan työvaiheeseen. Kaikki kulkee notkeasti itseohjautuvan tuotannon läpi, Mäenpää kertoo.

Sähköinen tilannekuva tuottaa Puristeteoksen johdolle jatkuvasti tietoa. Liiketoiminta-alusta tekee muun muassa automaattisesti jälkilaskennan jokaisesta työstä.

– Näen liiketoiminta-alustan BI-raportilta, mitkä olivat jokaisen ajetun kappaleen materiaalikustannukset ja työn kustannukset ja mitä kauppa meille tuotti, Mäenpää kertoo.

Kun Puristeteos aloitti ERP-projektin Oscar Softwaren kanssa vuonna 2019, yrityksellä oli selkeät tavoitteet, mitä he liiketoiminta-alustaltaan haluavat. Ville Mäenpää kannustaakin kaikkia pk-yrittäjiä kertomaan ERP-toimittajalleen, mitä he haluavat järjestelmästään ensisijaisesti nähdä.

– Kukaan ei rakenna valmista ERP:iä toiselle, vaan kannattaa kertoa hyvin selkeästi, mikä on yritykselle tärkeintä. Meillä asetettiin kultaisimmalle sijalle minun tavoitteeni, kerroin, mitä minä haluan järjestelmästä nähdä. Sen jälkeen lähdimme kehittämään muita osioita. Mielestäni me onnistuimme tajuttoman hyvin, Mäenpää sanoo.

Puristeteos aloitti Oscar Liiketoiminta-alustan käytön maaliskuussa 2019. Käyttöönottovuonna yritys ei vielä varsinaisesti hyötynyt uudesta ohjelmasta, vaan hyöty ”valui” järjestelmän rakentamiseen.

Seuraavana vuonna 2020 rakennettiin mittaristoja ja sähköisiä työkaluja, ja yrityksen käyttökate parani 51 %.

– Vuonna 2020 pääsimme jo nauttimaan ohjelman toimivuudesta ja syksyllä aloimme käyttöönottamaan täysin sähköistä tuotannonohjausta, Mäenpää kertoo.

Vuonna 2021 Puristeteoksen koko toiminta oli siirretty sähköiseen ympäristöön ja käyttökate parantunut kahdessa vuodessa 142 %.

Oscarin käyttöönoton myötä Puristeteoksella on onnistuttu poistamaan kaikki päällekkäiset työtehtävät. Mäenpää kertoo, että he ovat pystyneet tehostamaan Oscarin avulla toimiston toimintaa 50 %:lla.

Uudet osaajat ja ostajat odottavat yrityksiltä digitaalisuutta ja automaatiota

Pk-yrityksissä toimintatavat ovat hyvin tuttuja yrityksen avainhenkilöille, mutta toimintatapoja ei ole läheskään kaikissa pk-yrityksissä mallinnettu digitaaliseen järjestelmään. Jokin vaihe yrityksen prosessissa saattaa olla ainoastaan yhden ihmisen tiedossa. Tällainen tilanne on Markku Virtasen mielestä riski yrityksen tulevaisuudelle.

– On tärkeää, että yritys ei ole riippuvainen yhdestä henkilöstä, vaan käytössä on digitaalinen järjestelmä. Sen antama sähköinen tilannekuva on myös houkutteleva mahdollisen uuden ostajan silmissä, Virtanen sanoo.

Virtasen mielestä sähköinen tilannekuva on yhtä tärkeä investointi kuin ihmisten osaaminen ja koneet. Sähköinen tilannekuva todistaa ostajalle, että yrityksen johto hallitsee liiketoimintamallin.

– On huomattavasti houkuttelevampaa ostaa yritys, jolla on sähköinen tilannekuva verrattuna siihen, että liiketoiminnan pyörittämisen tärkeät tiedot ovat yrityksen perustajan päässä. Sähköisessä tilannekuvassa uusi omistaja pääsee kiinni siihen, mitä yrityksessä tapahtuu ja voi halutessaan vaihtaa joitakin yksittäisiä palasia järjestelmässä, Virtanen sanoo.

Yrityksen sähköinen tilannekuva on houkutteleva myös uusien osaajien mielestä. Virtasen mukaan vastavalmistuneet osaajat olettavat, että nykyaikaisissa yrityksissä prosessit ovat digitaalisessa järjestelmässä saatavilla ja he pääsevät liiketoiminnan dataan kiinni ja voivat muokata sitä valitsemillaan työkaluilla.

– Vastavalmistuneet tietävät, että nykyaikaiseen työhön ei kuulu esimerkiksi varastosaldojen syöttäminen järjestelmään manuaalisesti, vaan se tapahtuu automaattisesti järjestelmässä. Tämä on osalle yrityksistä itsestään selvää. Näissä yrityksissä myös nähdään, että järjestelmän kustannukset mahdollistavat yrityksen elinkaaren jatkumisen aikanaan eteenpäin, Virtanen sanoo.