M-Filesin avulla jopa 294 % sijoitetun pääoman tuotto – laskelman taustalla yritysten kokonaistaloudellisia vaikutuksia mittaava kansainvälinen tutkimus

Tietotyön automaation markkinajohtaja M-Files, julkisti tänään tulokset tuoreesta tutkimuksesta, jossa arvioidaan yhtiön palveluiden mahdollistamat kustannussäästöt ja liiketoimintahyödyt asiakkaille. Forrester Consultingin elokuussa 2023 teettämän The Total Economic Impact  of M-Files -tutkimuksen mukaan M-Filesin tietotyön automaatioalusta mahdollistaa yrityksen asiakkaille jopa 294 prosentin sijoitetun pääoman tuoton (ROI) kolmen vuoden aikana.

M-Filesin avulla tietotyöntekijät voivat automatisoida prosesseja dokumenttien luonnista ja hallinnasta työnkulkujen ja yhteistyön automatisointiin sekä yrityshakuun, tietoturvaan, vaatimustenmukaisuuteen ja jäljitettävyyteen, mikä parantaa prosessien tehokkuutta ja vähentää liiketoimintariskejä. M-Files luo tietotyön automaatioalustallaan aidosti uudenlaisen ratkaisun tietotyön haasteisiin.

Forresterin tutkimus toteaa, että M-Filesia käyttävät yritykset saavat palvelusta mitattavissa olevia liiketoimintahyötyjä parempien hakujen, nopeamman arkistoinnin, tehokkaamman työnkulun ja parantuneiden yhteyksien kautta. Lisäksi M-Filesin alusta tehostaa tietoturvaa, vaatimustenmukaisuutta sekä tulojen kasvua lisäten tuottavuutta. Tutkimuksessa korostetaan myös M-Filesin alustan kykyä toimia saumattomasti yhteen Microsoftin ja muiden integraatioiden kanssa, jolloin dokumentteja ja tietoja voidaan hallita tehokkaasti ja turvallisesti myös kansainvälisessä liiketoiminnassa.

“Microsoftin johtavaa teknologiapakettia tukee vahva kumppaniekosysteemi, mikä antaa yksilöille ja organisaatioille laajat kehitysmahdollisuudet”, Microsoftin Länsi-Euroopan toiminnoista vastaava Rene van Haaster sanoo.  “Kuten tämä Forresterin tutkimus osoittaa, pitkäaikainen kumppanimme M-Files lisää merkittävää arvoa Microsoftin asiakkaille näyttämällä välittömästi ja turvallisesti oikean sisällön. Käyttämällä M-Filesia ja Microsoftia yhdessä tietotyöläiset voivat saada tietoa nopeammin, työskennellä tehokkaammin ja saavuttaa parempia tuloksia”, hän jatkaa.

Forresterin Total Economic Impact^TM (TEI) -tutkimus tuo esiin mitattavissa olevat hyödyt, jotka M-Filesin käyttö yhdessä Microsoftin ja muiden sovellusten kanssa mahdollistaa. Esimerkkejä näistä hyödyistä ovat esimerkiksi:

• Dokumenttien 50 % tehokkaampi hakutoiminto. Kehittyneiden hakuominaisuuksien ja vankan metatietopohjan ansiosta M-Filesin avulla voidaan tehdä nopeita dokumenttihakuja ja poistaa informaatiokaaosta. Sujuva integroituminen Microsoftin ja muiden sovellusten kanssa mahdollistaa järjestelmien väliset haut, mikä lisää toiminnan tehokkuutta.

• Dokumenttien arkistointi nopeutuu 65 %. M-Files nopeuttaa ja parantaa dokumenttien arkistointia automaattisen metatietomerkinnän ja tiedostojen nimeämisen avulla. Palvelu integroituu saumattomasti yhteen Microsoftin sovellusten, kuten SharePointin, Wordin ja Outlookin kanssa.

• 70 % tehokkaammat työnkulut. M-Files parantaa prosessien tehokkuutta ja tarkkuutta automatisoimalla työnkulkuja dokumenttien luomisessa, yhteistyöstössä ja hyväksymisessä. M-Files automatisoi dokumenttikeskeiset prosessit, jotka Microsoft Wordin ja muiden sovellusten versionhallinta optimoi – työskenneltiin sitten ryhmässä tai itsenäisesti.
• Kehittynyt vaatimustenmukaisuus ja tietoturva, joka mahdollistaa uusien dokumenttien prosessoinnin automatisoinnin ja tuo 20 % aikasäästön auditoijille. M-Files vähentää liiketoimintariskiä automatisoidulla dokumenttien turvallisuudella ja vaatimustenmukaisuudella. Tämä parantaa tietoturvaa ja auttaa hallitsemaan asiakirjojen käyttöoikeus- ja säilytyskäytäntöjä sekä automatisoi vaatimustenmukaisuuteen liittyviä sääntöjä, mikä taas säästää aikaa ja vaivaa esimerkiksi auditoinneissa.

Tutkimusanalyysin pohjaksi Forrester loi asiakashaastatteluista kerättyihin tietoihin perustuvan yhdistelmäorganisaation, jolla M-Filesin sovelluksen mahdollistamia taloudellisia kokonaisvaikutuksia tarkasteltiin. Kukin tutkimuksessa haastateltu asiakas hyödynsi organisaatiossaan Microsoft Suitea kokonaan tai osittain ennen M-Filesin palvelun hankintaa. Tulokset osoittavat Microsoftin ja M-Filesin yhteiskäytön mahdollistaman asiakirjojen tietojen hallinnan parantavan merkittävästi työntekijöiden tuottavuutta.

• “Olemme integroineet M-Filesin kanssa Microsoftin Teamsin, Outlookin sekä kaikki Office-sovellukset ja SharePointin. Lisäksi mukaan on liitetty paljon sisäisiä sovelluksiamme. M-Filesin mahdollistama sovellusintegraatio on erittäin hyödyllinen ja tuo toimintaamme valtavasti lisäarvoa”, julkisella sektorilla työskentelevä sovellusasiantuntija sanoo.

• “On erittäin tärkeää, että kaikki sovelluksemme ovat yhteydessä toisiinsa. M-Filesin ja Microsoftin ekosysteemin toimiminen saumattomasti yhteen tuo meille todella suurta lisäarvoa. Ilman M-Filesin palvelua joutuisimme rakentamaan integraation itse”, konsultointialalla työskentelevä CIO toteaa.

• “Meille suurin hyöty on, että M-Files mahdollistaa tiedon elinkaarihallinnan ja vaatimustenmukaisuuden. Ja M-Files yhdessä Microsoftin tiimityöhön ja yhteistyöhön keskittyneen ekosysteemin kanssa mahdollistaa joustavan valikoiman työkaluja. Se todellakin tuo arvoa”, julkisen sektorin arkistonhallintapäällikkö kertoo.

• “Microsoft Outlookin, Wordin ja Excelin integraation ansiosta voimme siirtää dokumentit suoraan M-Filesiin, mikä säästää aikaa ja vaivaa. Työntekijä kertoo M-Filesille mistä on kyse, ja palvelu nimeää dokumentin hänen puolestaan. Näin saamme kätevästi luotua standardoinnin tiedostojen nimeämiseen”, asiantuntijapalveluiden parissa työskentelevä liiketoiminta-analyytikko toteaa.

“Generativiisen tekoälyn myötä tietotyö on mullistuksen äärellä. Olemme ylpeitä siitä, että M-Files on tässä työssä eturintamassa”, M-Filesin perustaja ja toimitusjohtaja Antti Nivala sanoo. “Integraatiomme Microsoftin kanssa tuo tietotyöntekijöille mahdollisuuden menestyä nopeasti kehittyvässä maailmassa hyödytämällä automaatiota informaatiokaaoksen poistamiseksi, prosessien tehostamiseksi ja liiketoimintariskien vähentämiseksi. Tehty tutkimus osoittaa kykymme tuottaa mitattavia vaikutuksia tietotyön toimintaan ja sitä kautta yritysten liiketoimintaan”, Nivala jatkaa.

Microsoftin Azuren pilvipalveluita hyödyntävät M-Filesin asiakkaat voivat tilata M-Filesin palvelut suoraan Microsoft Azure Marketplacen kautta ja liittää tilauksensa Microsoft Azure Consumption Commitment (MACC) -tilaukseen. Microsoft Azure Marketplace on verkkokauppa, joka tarjoaa sovelluksia ja palveluita Azure-verkkopalvelussa käytettäväksi. Palvelu auttaa yrityksiä löytämään innovatiivisia pilvipohjaisia palveluita maailmanlaajuisesti.

Mikäli haluat lisätietoja M-Filesin mahdollistamista kustannussäästöistä ja liiketoimintahyödyistä, lataa Forresterin koko M-Filesin Total Economic Impact^TM (TEI) -tutkimus täältä: https://media.m-files.com/fi/forrester-tei-study-m-files-2023