Småbarnspedagogikens informationssystem eVaka tilldelades Open World Hero 2024-priset

Projektet för småbarnspedagogikens informationssystem eVaka, som kommunerna utvecklat tillsammans, har tilldelats Open World Hero 2024-priset. Priset beviljades av Suomen avoimien tietojärjestelmien keskus COSS ry.

Priset överräcktes den 8 oktober 2024 i samband med den årliga internationella teknologikonferensen Mindtrek i Tammerfors. Med på konferensen för att ta emot priset var Esbo stads chef för digital utveckling Harri Luttinen och Tammerfors stads direktör för småbarnspedagogik Elli Rasimus.

eVaka är en öppen programvara för småbarnspedagogikens klientuppgifter och verksamhetsstyrning som Esbo, Tammerfors, Uleåborg och Åbo städer utvecklar i samarbete. Systemet har hittills tagits i bruk av sammanlagt tolv kommuner, vars befolkningsunderlag omfattar cirka 1,2 miljoner invånare. Förutom av barnens vårdnadshavare används systemet av tiotusentals kommunanställda varje vecka.

I juryns motivering beskrevs eVaka som ett unikt projekt med öppen källkod inom det kommunala informationssystemfältet. Enligt juryn är det ett utmärkt exempel på framgångsrik kommunal samutveckling och i eVaka möts samarbete mellan kommuner, främjande av gemensamma intressen samt öppenhet och transparens.

– Ur perspektivet för de kommuner som har utvecklat systemet är det särskilt viktigt att utvecklingen av systemet ligger i kommunernas egna händer. På så sätt kan kommunernas behov och klienternas önskemål bättre beaktas i utvecklingen, säger Luttinen.

– eVaka sammanslår flera olika processer i ett och samma system, vilket underlättar hanteringen av dem och effektiviserar verksamheten. Det kan också användas för att ta fram information som bidrar till att styra och planera småbarnspedagogiken bättre. Enheterna inom småbarnspedagogiken kan till exempel följa upp enhetens användnings- och beläggningsgrad och utnyttja denna information till exempel i planeringen av användningen av personalresurser, beskriver Rasimus.

Gemensam utveckling av omfattande informationssystem för den offentliga sektorn är inte enkelt, men med eVaka har man lyckats med detta exceptionellt väl. Av utvecklarkommunerna har samarbetet krävt mycket diskussion, engagemang och gemensam vilja och även en stark projektledning. En faktor som bidragit till framgången är att lagstiftningen om småbarnspedagogik är gemensam för alla.

Utmaningarna i anslutning till utvecklingsarbetet har tacklats genom att dela upp projektet i faser och driva det framåt i enlighet med principerna för smidig utveckling, i stället för att försöka få med alla funktioner i systemet genast från början. Även om arbetet har varit projektutveckling, har man också lyckats skapa ett kontinuum.

– Man skulle kunna säga att detta är ett av de enda informationssystemen med öppen källkod i kommunsektorn, som är kritiska för verksamheten och som implementerats framgångsrikt i många användarorganisationer. Arbetet för att utveckla eVaka kommer att fortsätta i framtiden. Nya kommuner är välkomna att komma med som användare av systemet, säger Luttinen.

Open World Hero är ett erkännande som utdelas av COSS ry, som syftar till att främja informationssystemens öppenhet. Priset som delas ut årligen går till en person eller organisation som har gjort betydande insatser mot detta mål i Finland. Vandringspriset är en glasmosaikboll med titeln In the Nucleus av den finländska konstnären Virginie Loÿ.