Sysmä täräytti hurjan tuloksen rakennuslupa-arkiston digitoinnissa

Iso rakennusten määrä on johtanut siihen, että Sysmän rakennuslupa-arkiston aineiston määrä on huomattava: paperisia rakennuslupia on arkistossa peräti yli 45 hyllymetriä ja rakennuslupia oli vuoden 2024 alussa peräti 13 524 kappaletta. 

Rakennusluvissa arkkikoot liikkuvat A5-arkista suuriin A0-”lakanoihin.” Paperilaadut ja kirjoitusasut vaihtelevat vuosikymmenten välillä paljon. Luvat ovat ikuisesti säilytettäviä asiakirjoja, joita kysytään säännöllisesti kymmenienkin vuosien takaa. Paperiarkistoista noudettaessa materiaalit saattavat vaurioitua ja ihmisten työaikaa kuluu hakuihin paljon.

Sysmän kunnassa uskotaan tekoälyyn

 ”Halusimme saada aineistot sähköisesti haettaviksi. Kun aineisto on kokonaisuudessaan indeksoitu eli tunnistettu ja metatiedotettu kaikilla rakennusluvan olennaisilla arvoilla, kuten rakennuslupanumerolla, kiinteistötunnuksella, osoitteella ja rakennuspaikan koordinaateilla, aineisto on löydettävissä helposti.

"Otimme tavoitteeksemme sähköistää arkisto tekoälyn voimin, jotta projekti veisi mahdollisimman vähän aikaa ja rahaa, mutta mahdollistaisi nopean löydettävyyden ja aineiston siirtämisen helposti vaikkapa Kansallisarkiston tulevaan keskitettyyn arkistoon”, kertoo Sysmän kunnan rakennustarkastaja Tapio Tonteri.

”Koko projekti kesti vain muutaman kuukauden ja sen fyysisen osuuden toteutti kaksi henkilöä. Varsinaisen työn teki Wellbitin toteuttama täysin automatisoitu skannaustyönkulku, jossa tekoäly toteutti indeksoinnin ja poimi kaikki haluamamme metatiedot. Sen jälkeen tekooäly antoi metatiedot automatisoidulle ohjelmistorobotille, joka vei tiedot edelleen KuntaNet-paikkatietojärjestelmään."

"Parhaana yksittäisenä päivänä käsiteltiin jopa 1600 lupakokonaisuutta, joiden tiedot vietiin automaattisesti kahteen eri järjestelmään eli reilusti yli 200 lupakokonaisuutta yhden tunnin aikana kahteen järjestelmään metatietodettuna."

"Tällainen hanke olisi normaalisti kestänyt useita henkilötyövuosia ja maksanut  hurjasti enemmän”, sanoo Tonteri.

"Tekoäly voisi olla julkisen sektorin pelastus"

 ”Tekoäly on kaikkien huulilla. Sen todelliset hyödyntämismahdollisuudet ovat jääneet monella tekstien, esitysten, kuvien ja käännösten muokkaamiseen. Todelliset manuaalista työtä vähentävät prosessit ovat edelleen hakusessa, mutta Sysmän kaltaisissa projekteissa tekoäly tarjoaa mahdollisuudet säästää aikaa useita henkilötyövuosia ja tekee kaikkien työstä mielekkäämpää ja merkityksellisempää”, sanoo Wellbitin toimitusjohtaja Erkki-Jussi Welling.

”Kun tekoäly otetaan mukaan tiedon- ja asianhallinnan sekä monimutkaisten prosessien automatisointiin laajasti, aletaan puhua vuositasolla useiden miljardien säästöistä hallinnollisista rutiineista vapautuneen työajan osalta. Tuo aika voidaan kohdentaa vaikkapa potilas- tai muuhun todella tärkeään työhön. Tekoäly voisi olla julkisen sektorin pelastus”, Welling toteaa