Valtio-omisteinen FinFerries / Suomen Lauttaliikenne Oy tehosti prosessejaan ja tiedonhallintaansa tekoälyllä

FinFerries toimi aikaisemmin tietojen käsittelyssä hyvin perinteiseen tapaan: tietoja oli
verkkolevyillä, erilaisissa pilvitallennuspaikoissa ja tunnetussa    dokumentinhallintajärjestelmässä.  Tiedon löydettävyys oli haastavaa ja esimerkiksi tietyt
HR-prosessit olivat hyvin hitaita ja manuaalisia. Pahimmillaan sijaiseksi tullut henkilö oli jo
ehtinyt poistumaan talosta ennen kuin kaikki käyttöoikeudet oli luotu ja henkilö oli
perustettu palkanlaskentaohjelmistoon.

Aluksiin liittyvä tekninen dokumentaatio muodosti myös jatkuvia pullonkauloja, sillä
heikkojen nettiyhteyksien päässä avomerellä saattoi joutua odottamaan teknisen kuvan
lataantumista useita tunteja vain todetakseen kuvan olevan väärä.

Tekoäly helpotti ja nopeutti prosesseja

”Meillä on noin 350 työntekijää. Aluksilla tehdään tyypillisesti paljon lyhyitä sijaisuuksia.
Työsopimusten automaattinen ja ohjattu luontiprosessi oli siksi meillä selkeä kärkihanke.
Halusimme luoda prosessin, jossa kolme eri TES:iä pystytään huomioimaan helpossa
työnkulussa. Tulevaisuudessa kaikki sopimusdokumentit syntyvät automaattisesti,
sähköinen allekirjoitus otetaan automaattisesti ja kaikki käyttöoikeuksien luonnit ja uuden
työntekijän perustaminen eri järjestelmiin tehdään automatisoidusti” sanoo FinFerriesin
tietohallintopäällikkö Sampo Suvitie.

”Siirsimme myös meidän kaikki tiedot tekoälyä vahvasti hyödyntävään DocuWare-
järjestelmään ja saimme tiedot helposti löydettäväksi automaattisella metatiedotuksella.
Metatiedotus toteutettiin tekoälyn avulla. Tiedon löydettävyys on nyt aivan eri luokkaa kuin aikaisemmin ja toimitusjohtajammekin totesi kokonaisuuden toimivan nyt juuri niin
kuin pitää, kun aiemmin oli lähes mahdotonta toisinaan löytää mitään” Suvitie kertoo.

Järjestelmien orjasta oman mielikuvituksen orjaksi

Aikaisemmin prosessien tehostamisen päällä oli synkkä pilvi, koska kaikki IT-järjestelmien
kehityshankkeet piti tilata järjestelmätoimittajalta ja niistä sai maksaa pahimmillaan
todella paljon. Eikä takeita halutusta lopputuloksesta ollut.

”Nyt pystymme itse määrittämään ihanteellisen työnkulun tai toimintamallin erittäin
helposti. Isoin rajoite on oma mielikuvitus optimaalisen toimintatavan löytämiseksi”
Suvitie pohtii. ”Uusi järjestelmä on pienentänyt myös merkittävästi ICT-henkilöstön
työpanosta IT-infran päivitys- ja valvontatarpeisiin liittyen."

Tekoäly on kilpailukykysi selkäranka

”Moni on varmasti kokeillut tekoälyä. Sen parhaat puolet organisaation toiminnan
tehostamisessa on kuitenkin liian usein jätetty hyödyntämättä. Yrityssalaisuuksiaan ei
myöskään kannata antaa julkisten tekoälypalveluiden käyttöön – sitten ne eivät ole enää
salaisuuksia” DocuWaren FinFerriesille toimittaneen Wellbitin toimitusjohtaja Erkki-Jussi
Welling toteaa.

”Olemme toteuttaneet useita kymmeniä hankkeita, joissa manuaalinen tiedon poiminta,
tallentaminen, metatiedottaminen tai vaikkapa halutun dokumentin automaattinen
synnyttäminen on hoidettu tekoälyn avulla. Asiakkaamme julkisen puolen
organisaatioista isoihin ja pieniin yrityksiin ovat säästäneet ihmisten aikaa valtavasti.
Samalla virheiden määrä voidaan minimoida. Jos pystyt tekemään kaiken monta kertaa
tehokkaammin kuin kilpailijasi ja ilman virheitä, kilpailukykysi kasvaa ja samalla tehdään
kaikkien työstä mielekkäämpää ja merkityksellisempää. Suomalaisissakin
organisaatioissa on syytä katsoa tämän kortin mahdollisuudet todella huolella” Welling
sanoo.