Flexibel vikarierekrytering får personalen att räcka till

Det är bara ett fåtal arbetspass som inte reserveras i välfärdsområdet. Lediga arbetspass som uppstår på grund av exempelvis sjukfrånvaro sätts in i Sotender, en app för inhoppare i vården. Användare som registrerat sig i appen kan reservera arbetspass som passar deras eget schema.

– Grovt uppskattat har vi sparat 600 000 euro under granskningsmånaden, eftersom vi inte nästan alls behövt anlita hyrd arbetskraft. Samtidigt har den snabba rekryteringen minskat arbetsmängden för närcheferna, säger verksamhetsområdesdirektör Satu Hautamäki.

Efter att appen togs i bruk har den tid som närcheferna använder för att söka vikarier minskat med 60 procent. Tidigare kunde upp till en fjärdedel av närchefernas arbetstid gå åt till att skaffa vikarier, numera handlar det om mindre än en timme varje dag. Det har också blivit lättare att utvärdera och följa upp kostnaderna i och med den centraliserade vikarieförmedlingen.

Arbetspassen har så pass bra åtgång i appen att anlitandet av hyrd vård- och omsorgspersonal har minskat med 98 procent när man jämför oktober år 2024 med samma månad år 2022.

– Det känns bra att vi har hittat ett rekryteringsredskap som underlättar arbetet för alla inblandade, gläds Hautamäki.

Inhopp lockar nya ansikten

Välfärdsområdets egna anställda kan om de vill ta extra arbetspass genom att reservera inhopp. Tack vare appen sänks tröskeln att arbeta på förutom den bekanta avdelningen även på andra avdelningar – vilket igen gör det lättare att utvidga den egna kompetensen.

Majoriteten, 70 procent, av inhopparna är ändå utomstående arbetstagare. Alla nya personer intervjuas innan de får börja reservera arbetspass i appen. Med hjälp av Sotender kan avdelningsskötarna också följa upp vem som är intresserad av arbetspassen, eftersom appen visar förutom personens namn även personens studiepoäng eller yrkesbenämning.

– Vi vill säkerställa kompetensen för att garantera kvaliteten i vården. Samtidigt ger vi förstås en möjlighet att bekanta sig med välfärdsområdet som arbetsgivare, säger Anna-Mari Sanjama, som koordinerar vikarieförmedlingen.

Appen har också påverkat rekryteringen av unga positivt.

– Till exempel studerande har blivit intresserade av inhopp, när de fått höra att de kan boka arbetspass via en app. Flera har börjat använda appen redan under studietiden eller i slutet av en praktikperiod hos oss, säger Sanjama.

Österbottens välfärdsområdes enhet för centraliserad vikarieförmedling sysselsätter cirka 600 inhoppare. Utöver dessa behövs det också vikarier utifrån som kan hoppa in vid plötsliga frånvaron.

Mobilappen är ett arbetsredskap som närcheferna på vikarieförmedlingsenheten använder dagligen. För tillfället har över 5 000 arbetstagare registrerat sig som användare i appen. Av dessa är det cirka 1 000 som aktivt gör inhopp på välfärdsområdets olika enheter. Appen används i hela välfärdsområdet.