Sotender-keikkatyösovellus mahdollistaa miljoonasäästöt - Digi-HTA-arvioinnista täydet pisteet

Digi-HTA on Suomessa kehitetty arviointimenetelmä, jolla terveydenhuollon digiratkaisuja tarkastellaan vaikuttavuuden, kustannusvaikuttavuuden, tietoturvan ja käytettävyyden näkökulmista. Sen tavoitteena on tuottaa päätöksentekijöille selkeää ja luotettavaa tietoa uuden teknologian hyödyistä ja riskeistä. Näin varmistetaan, että käytössä on potilaille ja terveydenhuollolle aidosti hyödyllisiä, turvallisia ja kustannustehokkaita sovelluksia.

Sovelluksen Digi-HTA-arviointi suoritettiin talvella 2024-2025 ja tulokset valmistuivat alkukeväällä 2025. Arvioinnissa vertailtiin Pohjanmaan hyvinvointialueen vuoden 2022 lokakuun lukuja vuoden 2024 lokakuun vastaaviin tietoihin, vuositasolla säästöjä muodostui yli 7 miljoonaa euroa.

– Karkeasti arvioiden olemme säästäneet 600 000 € vertailukuukautena, kun vuokratyövoimaa ei ole juuri tarvittu ja rekrytoinnin nopeus on vähentänyt esihenkilöiden työmäärää, kertoo Pohjanmaan hyvinvointialueen toimialajohtaja Satu Hautamäki.

Sotender otettiin käyttöön Pohjanmaan hyvinvointialueella lokakuussa 2022, sillä organisaatiolla oli tarve digitaaliselle sijaisrekrytoinnin työkalulle. Nyt Sotenderin kautta välitetään jopa 2 500 avointa vuoroa kuukausittain ja vuorojen täyttöprosentti on 96,5%, eli vain hyvin harva keikkavuoro jää täyttämättä.

– Sotender on työkalu, jolla organisaatiot voivat luoda ja hallinnoida omaa sijaispooliaan ilman kalliita välikäsiä. Pohjanmaalla sovellusta käytetään sekä keskitetyn sijaisvälitysyksikön työvuorojen jakamiseen että avoimien vuorojen julkaisuun koko sijaispoolille,” kertoo Sotenderin pääarkkitehti Teemu Santala.

Sovelluksen käytön myötä esihenkilöiden sijaisjärjestelyihin käyttämä työaika on vähentynyt 60 prosenttia. Aiemmin sijaisille sopivien työvuorojen etsiminen saattoi viedä jopa neljänneksen esihenkilön päivittäisestä työajasta, mutta nyt siihen kuluu selvästi alle tunti. Samalla keskitetty sijaisvälitys on tehostanut kustannusten arviointia ja seurantaa.

Lisäksi vuorojen jakaminen sovelluksen kautta on osoittautunut niin toimivaksi, että hoito- ja hoivahenkilöstön vuokratyövoiman käyttö on vähentynyt 98 prosenttia.

– Olemme todella iloisia, että kehittämällämme sovelluksella on niin suuri arvo asiakkaille ja todellista vaikutusta jopa yhteiskunnallisella tasolla. Alun perin Sotender kehitettiin löytämään sijaisia hoitajapulan aikana, mutta kerrannaisvaikutukset ovat olleet merkittäviä Santala kuvailee.

Avoimuus ja valinnanvapaus on lisännyt sijaisten määrää

Pohjanmaan hyvinvointialueen Sotender-sovelluksen käyttäjäksi on liittynyt yli 5000 ammattilaista. Rekisteröitymisvaiheessa keikkatyöntekijöiden pätevyys varmistetaan.

– Haluamme varmistaa pätevyyden, jotta voimme taata hoidon laadun. Ja samalla tietysti tarjoamme tilaisuuden tutustua hyvinvointialueeseen työnantajana, Pohjanmaan hyvinvointialueen sijaisvälitystä koordinoiva Anna-Mari Sanjama kertoo. 

Sovelluksen avulla keikkatyöntekijät näkevät alueen kaikki vapaat vuorot, jotka soveltuvat  juuri heille. Valinnanvapaus ja laaja näkyvyys keikkatyömahdollisuuksiin on kaivattu uudistus.

– Yhä useampi haluaa tehdä keikkatöitä ja samalla he haluavat sovittaa työt omaan elämäänsä, sanoo itsekin opiskeluaikoinaan hoitoalalla keikkatöitä tehnyt Sotenderin avainasiakaspäällikkö Anna Aubert.

Keikkatöitä tekevät organisaation omat työntekijät sekä ulkopuoliset ammattilaiset, mutta suurin osa, noin 70% keikkailijoista ovat organisaation ulkopuolisia työntekijöitä. Sovelluksen kautta mahdollisuus keikkatöiden tekemiseen tarjotaan kaikille, jotka niitä haluavat tehdä. 

– Keikkavuorojen tarjoaminen laajemmin myös organisaation ulkopuolisille sijaisille säästää omaa henkilöstöä liian suurelta kuormitukselta ja on sijoitus työntekijöiden työhyvinvointiin, kertoo Aubert.

Sovellus on saanut hyvää käyttäjäpalautetta myös keikkatyöntekijöiltä.

– Saamme hyvää palautetta helppokäyttöisyydestä ja sama näkyi myös Digi-HTA-arvioinnin tuloksissa. On todella tärkeää, että käyttäjät kokevat sovelluksen käytön miellyttäväksi, Aubert jatkaa.