Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata bereder ändringar i sitt nätverk av tjänster och verksamhetsställen

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata betjänar sina personkunder per telefon, på webben och på plats på verksamhetsställen. Att besöka verksamhetsställen har redan länge minskat i popularitet i förhållande till andra servicekanaler. År 2024 skedde cirka 94 procent av ärendena via andra kanaler än att besöka verksamhetsstället.

Servicebehovet har koncentrerats till de största städerna

Under det senaste året skedde över 60 procent av alla besök hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata i Helsingfors. Även i övrigt koncentrerades uträttandet av ärenden till stora städer: sammanlagt nästan 90 procent av besöken skedde vid 18 verksamhetsställen i landskapscentrum.

– I det nuvarande ekonomiska läget är det motiverat att våra besökstjänster i fortsättningen placeras på de orter som har mest servicebehov, säger överdirektör Pekka Rehn vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Enligt Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas plan ska besökstjänsten erbjudas i sin nuvarande omfattning fram till slutet av juni. Därefter erbjuds besökstjänster vid 18 verksamhetsställen i landskapscentrum. En del av dessa verksamhetsställen ska ännu under 2025 börja erbjuda nya distanstjänster. Distanstjänsten gör det möjligt att uträtta ärenden hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata så att kundrådgivaren finns på en annan ort.

– Enligt vår plan kan man efter juni 2025 besöka Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas verksamhetsställen i Helsingfors, Tavastehus, Joensuu, Jyväskylä, Kajana, Karleby, Kouvola, Kuopio, Lahtis, Villmanstrand, S:t Michel, Uleåborg, Borgå, Rovaniemi, Seinäjoki, Tammerfors, Åbo och Vasa. Enligt planen övergår vi till att erbjuda distanstjänster i slutet av 2025 på orterna med det minsta servicebehovet, dvs. i Tavastehus, Kajana, Karleby, Kouvola, S:t Michel och Seinäjoki, berättar Pekka Rehn.

Få ärenden kräver att man besöker ämbetsverket

De flesta ärenden kan skötas utan att man besöker Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Det finns möjligheter att uträtta ärenden och få rådgivning per telefon och de flesta ärenden kan skötas på nätet. De tjänster som förutsätter ett personligt besök är vigsel, vissa notarius publicus tjänster och registrering av utlänningar. Vigselförrättaren kan dessutom mot betalning beställas till önskat ställe i Finland.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har tidigare erbjudit en pop up-tjänst för tillfälliga besöksbehov, då en stor kundgrupp har haft samma behov av att uträtta ärenden samtidigt till exempel vid läroanstalter. Avsikten är att fortsätta med pop up-tjänsten om det finns efterfrågan på den.

Bakgrunden till förändringen är statsförvaltningens besparingar

På grund av besparingar inom statsförvaltningen kommer den finansiering som avsätts för Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB) under åren 2025–2027 att vara cirka 20 procent lägre än 2024. Genom att göra ändringar nätverket av tjänster och verksamhetsställen sparar ämbetsverket årligen över 2 miljoner euro.

Planeringen av ändringen av nätverket av tjänster och verksamhetsställen har styrts av bedömningen av servicebehovet och statsförvaltningens besparingar samt av statens lokalstrategi, som Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har förbundit sig att genomföra.

Samarbetsförhandlingarna inleds för att koncentrera personalen till 12 orter

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata planerar att ämbetsverkets nuvarande personal som en del av ändringen av nätverket av tjänster och verksamhetsställen placeras på 12 orter: Helsingfors, Joensuu, Jyväskylä, Kuopio, Lahtis, Uleåborg, Björneborg, Rovaniemi, Tammerfors, Åbo och Vasa. Därför inleder ämbetsverket samarbetsförhandlingarna. I planen ingår inget behov av personalminskningar.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata fattar beslut om ändringar i nätverket av tjänster och verksamhetsställen efter att samarbetsförhandlingarna har avslutats. Förhandlingarna pågår i högst sex veckor.