Pääkaupunkiseudun seurakuntayhtymät vetoavat kirkon päättäjiin virkatodistuskriisin ratkaisemiseksi

Alla ja liitteenä oleva vetoomus on tänään lähetetty parhaillaan Turussa kokoontuvan kirkolliskokouksen jäsenille, Kirkkohallitukselle, Kirkkohallituksen täysistunnon jäsenille, suurten seurakuntayhtymien hallinto- ja talousjohtajille sekä aluekeskusrekisterinjohtajille.

Vetoomus – nyt tarvitaan kirkossa yhteistä vastuunkantoa virkatodistuskriisin ratkaisemiseksi

Kirkon virkatodistusten toimitusaika on liian pitkä (8-20 viikkoa) etelän alueellisissa keskusrekistereissä. Samaan aikaan toisaalla Suomessa toimitusaika keskusrekistereissä on huomattavasti lyhyempi.

Tilanne on täysin kestämätön. Ihmiset joutuvat odottamaan virkatodistuksia nyt kohtuuttoman pitkään. Asiakkaat eri puolella Suomea ovat eriarvoisessa asemassa asioidessaan viranomaisen kanssa. Saatu asiakaspalaute on musertavaa. Kirkko on toistuvasti median hampaissa, eduskunnan oikeusasiamiehelle on tehty useita kanteluita ja useat asiakkaat harkitsevat vahingonkorvausvaateiden esittämistä. Negatiivinen julkisuus syö kirkon uskottavuutta rekisterinpitäjänä. Tilanteen seurauksena menetämme jäseniä. Ongelma olisi ratkaistavissa paremmilla yhteisillä järjestelyillä.

Ongelmalla on monta juurta. Suurimmat syyt ovat, että kaikki seurakunnat eivät ole liittyneet keskusrekistereihin ja se, että kaikki keskusrekisterit eivät tee valtakunnallisia todistuksia. Työtä joudutaan tekemään nyt kahdella tavalla. Esimerkiksi Helsingin keskusrekisterin tilausjonossa on marraskuun alussa noin 1300 valtakunnallista tilausta ja noin 400 ns. välitodistustilausta. Välitodistustilauksia ei olisi, jos kaikki seurakunnat kuuluisivat aluekeskusrekistereihin ja jos kaikki keskusrekisterit tekisivät valtakunnallisia todistuksia. Ruuhkautuneet keskusrekisterit eivät ole lähtökohtaisesti heikommin resursoituja kuin ruuhkautumattomat. Ruuhkautuneisiin keskusrekistereihin on palkattu runsaasti uutta työvoimaa, tehty ylitöitä ja järjestelty töitä uudelleen paremman tuottavuuden aikaansaamiseksi sekä pyydetty apua toisilta keskusrekistereiltä.

Tilanteesta on löydettävä nopea ulospääsy, ja siihen tarvitaan yhteistä ponnistusta. Valtakunnallisten sukuselvitysten laadinta on niin vaativaa työtä, että siihen ei voida palkata väliaikaista tai kausityövoimaa. Uusien osaajien kouluttaminen vaatii pitkän perehdyttämisen ja kaksi koetta. Tehokkain apu olisi yhteistyö ja nopea kirkonkirjojenpidon uudelleenorganisoinnin loppuunsaattaminen sekä Kirjuri-järjestelmän kehittämisen turvaaminen.

Kaikkien aluekeskusrekisterien tulisi sitoutua välittömästi laatimaan kaikki todistukset valtakunnallisina ja kaikki seurakunnat tulisi saada nopeasti osaksi aluekeskusrekistereitä. Kun nämä kaksi asiaa on saatu toteutettua, eikä näistä johtuva ylimääräinen työ kuormita muita aluekeskusrekistereitä, voidaan luotettavasti arvioida, kuinka suuri työntekijämäärä kuhunkin keskusrekisteriin pysyvästi tarvitaan.

Tällä hetkellä kahdeksan Kokkolan ja Ylä-Savon keskusrekisterien toimistosihteeriä auttaa omien tilaustensa lisäksi ruuhkautuneita keskusrekistereitä. Tätä apua tarvitaan lisää. Ongelma on yhteinen – niin pitää olla myös ratkaisun. Jokaisen sellaisen keskusrekisterin tulisi sitoutua auttamaan muita, jossa toimitusajat ovat alle kuusi viikkoa. Apu kohdistuisi niihin keskusrekistereihin, joissa on pisin jono, ja Kirkkohallitus koordinoisi apua.

Keskusrekisterien omat ponnistukset eivät yksin riitä. Myös Kirjuri-järjestelmän riittävistä kehitysmäärärahoista tulee huolehtia. Nyt toteutetut ja tulevalle vuodelle esitetyt määrärahaleikkaukset eivät mahdollista riittävää ohjelmiston kehitystyötä.

Vetoamme piispoihin, kirkolliskokousedustajiin ja Kirkkohallitukseen, sekä hallintojohtajiin ja keskusrekisterinjohtajiin, jotta osaltanne edesauttaisitte, sitoutuisitte ja tarvittaessa määräisitte:

• keskusrekisterit viipymättä yhteiseen kuormanjakoon ruuhkan ripeäksi purkamiseksi (apu ruuhkautuneille keskusrekistereille)
• seurakunnat liittymään keskusrekistereihin omalla alueellanne mahdollisimman pian (viimeistään keväällä 2022)
• keskusrekisterit laatimaan kaikki tilaukset valtakunnallisina välittömästi
• palauttamaan Kirjuri-järjestelmän kehittämiseen riittävät määrärahat.

8.11.2021

Espoon seurakuntayhtymä:

Risto Hämäläinen, hallintojohtaja           
Sari Anetjärvi, hallintopäällikkö                        

Helsingin seurakuntayhtymä:

Juha Rintamäki, yhtymänjohtaja
Juha Silander,  hallintojohtaja
Emilia Launonen, rekisteripäällikkö

Vantaan seurakuntayhtymä:

Jukka Parvinen, yhtymänjohtaja
Tuomo Kahenvirta, aluekeskusrekisterin johtaja