Tiedolla johtaminen on taloushallinnon kulmakivi

Monesti yrityksissä tehdään jos jonkinlaista raporttia tai analyysia, joiden tekeminen vie aikaa ja rahaa.

Tärkeämpää kuin aika ja raha, on että raportti antaa yritykselle oikeasti tarpeellista tietoa. Esimerkiksi linja-autoyrittäjä voit laskea tuotot per matkustaja. Mutta, se ei juuri kerro kuinka paljon matkustajia bussissa on. Tarvitaan tarpeellisia raportteja ja analyysejä, jotka kertovat tuottojen todellisen tilan. Olisiko linja-autoyrittäjälle tuotot per reitti parempi mittari kuin tuotot per istumapaikka? Tarkoitus on pystyä suhteuttamaan, miten lähellä optimaalista tuottoa ollaan ja miten optimaalista tuottoa voidaan parantaa? Tätä prosessia kutsutaan liiketoiminnan ajureiden selvittämiseksi

Mitäpä jos raporttien ja analyysien tekoa tarkasteltaisiin kriittisesti? Tehtäisiinkin vain sellaisia, jotka edistävät liiketoimintaa eli selvitettäisiin systemaattisesti liiketoiminnan ajurit?

Liuta kysymyksiä

Minkälaisia taloustiedon tarpeita yrityksen johdolla on?
Onko liiketoiminta jaettu selkeiksi yksiköiksi ja halutaanko niitä mitata?
Mitä katetasoja tai kannattavuuksia halutaan mitata?
Seurataanko kannattavuutta tuote- ja/tai asiakaskohtaisesti?
Halutaanko mitata tuotteen tai palvelun tuotannon prosessin eri vaiheita?

Tässä liuta tiukkoja kysymyksiä, jotka edesauttavat yrityksen johtoa tekemään viisaita ja taloudellisesti järkeviä päätöksiä. Edellyttäen tietenkin, että ensin on hankittava faktaan perustuvaa talouden dataa.

Vain hyötynäkökulmalla

Kirjanpito on taloushallinnon perusta. Kun se on kunnossa ja asianmukaisesti tehty, sen pohjalta on helppo rakentaa hyödyllisiä raportteja ja analyyseja. Niiden tekemisessä tulisi noudattaa välttämättömyysperiaatetta, joka tarkoittaa, että tehdään vain tarpeelliset raportit ja analyysit, joista on konkreettista hyötyä yrityksen toiminnan kannalta.  

Tässä kaksi tärkeää kysymystä:
1. Minkälainen taloustieto on hyödyllistä?
2. Voidaanko em. tietojen perusteella rakentaa ennuste, joka kuvaa riittävän hyvin yrityksen tulevaa kehitystä?

On tärkeää, että kirjanpitoa tekee taho, joka on aidosti kiinnostunut liiketoiminnasta ja on myös tavoitehakuinen.

Kun yrityksen tavoitteet ja tahtotila ovat kartoitettu, voidaan kirjanpito tehdä siten, että se tukee suotuisaa talouskehitystä.

Rullaava ennuste

Relevantti tieto talouden tilanteesta on kaiken talouden suunnittelun keskiössä. Taloustieto olkoon se raportin, laskelman tai analyysin muodossa, tukee rullaavaa ennustamista. Se on ennuste, joka kertoo yrityksen talouden suunnan. 

Rullaavan ennusteen pohjalta on helppoa tehdä vaihtoehtoisia skenaarioita, jotka edesauttavat ymmärtämään tulevaisuutta. Koska ennuste pohjautuu yrityksen keskeisiin ajureihin, se kertoo myös miksi suunta on, mikä on, ja mitä suunnan muuttaminen vaatii? Rullaava ennuste on yksi talouspäällikön kelpo työkalu.

Positiivinen kierre

Talouden ”takapiruna” pitää olla taho, joka on sitoutunut yrityksen tavoitteisiin ja on motivoitunut niiden saavuttamiseen. 

Kun taloushallinnosta vastaavalla henkilöllä on talouden lukuja eri muodoissa, siitä voi seurata positiivinen kierre. Taloushenkilön ymmärrys liiketoiminnasta kasvaa, hän innostuu entisestään raporteista ja analyyseistä. Hänen osaamisensa ansiosta yritysjohdon ymmärrys talouden ajureita kohtaan paranee.

Näin luodaan positiivinen oppimisen kierre, joka tähtää parempaan päätöksentekoon.

Tarinoita taloudesta kirjoittaja

Lars Hästö,
Profima Finance Oy:n partner