Työelämän muutos haastaa esihenkilöt etsimään uusia työtapoja – nämä ovat uuden johtamisen neljä kulmakiveä

Euroopan työterveys- ja työturvallisuusvirasto EU-OSHA ja Työterveyslaitos tiedottavat 11.10.2023

Etätyön yleistyminen koronakriisin aikana oli iso työelämän digimurros, eikä paluu entiseen ole todennäköinen. Työterveyslaitoksessa on meneillään tutkimushanke, joka tuottaa tietoa lähi- ja etätyötä yhdistävän hybridityön hyvistä käytännöistä, mahdollisuuksista, riskeistä ja keinoista torjua niitä.

 – Useimmat työntekijät haluavat pitää kiinni saavutetuista etätyöeduista. Samaan aikaan organisaatioissa on ihan perusteltu huoli, miten se vaikuttaa yhteisöllisyyteen, hiljaisen tiedon jakamiseen ja organisaation kykyyn uudistua. Tähän ristiriitaan etsitään nyt työpaikoilla kuumeisesti optimaalisia ratkaisuja, kertoo Työterveyslaitoksen tutkimusprofessori Tuomo Alasoini.

– Emme vielä tiedä, mikä monista ratkaisuvaihtoehdoista on paras. Luultavasti eri valinnat toimivat parhaiten eri organisaatioissa. Karkeasti voi sanoa, että joko saadaan sähköinen viestintä toimimaan nykyistä paremmin tai luodaan tapoja kohdata kasvokkain entistä enemmän, hän jatkaa.

Erikoistutkija Hilpi Kangas toteaa, että työskentely digitaalisessa ympäristössä tekee työstä entistä tiiviimpää, kun satunnaiset kohtaamiset jäävät pois. Digitaalisuus tarjoaa kuitenkin myös uusia tapoja etsiä yhteyttä ja kohdata.

Alasoini ja Kangas löytävät neljä kulmakiveä, joiden varaan monipaikkaisen työn johtamisen voi perustaa.

1. Yksilöllisten tarpeiden ymmärtäminen

Työterveyslaitoksen tutkijoiden suomalaisilla työpaikoilla tekemät haastattelut viittaavat siihen, että organisaatio, joka pakottaa ihmiset etätöistä työpaikalle, menettää työntekijöitä. Näin käy etenkin aloilla, joilla vallitsee työvoimapula. Työpaikan vaihtamisen kynnys on alentunut viime vuosina. Yksi syy tähän saattaa olla, että yhteisöllisyyden tai yhteen kuuluvuuden tunne voi heiketä hybridityössä.

– Esihenkilöiden on tärkeää ymmärtää ihmisten työnteon paikkaan ja aikaan liittyviä tarpeita, koska samanlainen työntekemisen malli ei sovi kaikille eikä kaikkiin töihin. Esimerkiksi lapsiperheiden vanhemmat toivovat arkeensa erilaisia joustoja ja erilaista työn ja vapaa-ajan rajaamista kuin yksin asuvat. Toisaalta myös yksinasuvat kaipaavat esihenkilön tukea työn rajaamisessa, Kangas sanoo.

Yksilölliset työntekemisen mallit merkitsevät täyskäännöstä, jos työpaikalla on ajateltu tasavertaisen kohtelun edellyttävän, että kaikki ovat yhtä monta päivää etänä ja toimistolla.

– Lisähaastetta tiiminvetäjän tai lähiesihenkilön työhön tuo se, että monipaikkaisessa työssä lyhyen ja pitkän tähtäimen tavoitteet ovat usein ristiriidassa.  Lyhyellä tähtäimellä etätyö voi olla eduksi työrauhan ja kotielämän kannalta. Se, että tiedon kulku vaikeutuu ja yhteisöllisyys kärsii, näkyy vasta pidemmällä aikavälillä. Esihenkilön työhön kuuluu katsoa nykyhetkeä pidemmälle ja tuoda tämä näkökulma esiin keskustelussa, Kangas jatkaa.

2. Johtajuuden ylläpitäminen itseohjautuvassa työyhteisössä

Monipaikkainen työnteko edellyttää itseohjautuvuutta, jonka on havaittu edistävän työntekijän motivaatiota, työn imua ja palautumista. Se ei kuitenkaan ole ongelmatonta.

– Itseohjautuvuus on ymmärretty väärin, jos ajatellaan sen tarkoittavan, että ihmiset voivat itse päättää kaikesta. Itseohjautuvassakin organisaatiossa tarvitaan esihenkilöitä varmistamaan, että organisaation yhteiset tavoitteet tunnetaan, ihmisiä tuetaan niiden saavuttamisessa ja ongelmia ratkaistaan yhdessä. Keskijohdon poistaminen itseohjautuvalta organisaatiolta on virhe, Alasoini sanoo.

– Toimitusjohtaja ei pysty ratkaisemaan yksinään 150 hengen päivittäisiä ongelmia. Kun väliportaan johtajuus puuttuu, työasioita pallotellaan työkavereiden kesken tai mentorin kanssa. Syntyy myös epävirallista johtajuutta, jossa joku ottaa esihenkilön roolin ilman virallista asemaa, hän jatkaa.

Kotiin jääminen on Alasoinin mukaan riski sekä yksilön että yhteisön hyvinvoinnin kannalta.

– Etätyössä näkökulma kapenee helposti oman suorituksen ja oman tiimin ympärille, ja yhteys työpaikan yhteisiin tavoitteisiin heikentyy. Tästä voi seurata uupumista ja jaksamisen ongelmia, jotka jäävät monipaikkaisessa työssä helposti piiloon. Tämä ei ole organisaation etu, hän sanoo.

3. Esimerkillä johtaminen

Itsenäinen, monipaikkainen työskentely sujuu parhaiten, kun keskusteluyhteys esihenkilön kanssa on tiivis ja pelisäännöistä on sovittu. Alasoini kutsuu tätä autonomiaparadoksiksi, koska kuulostaahan hullulta, että itseohjautuvuus vaatii ohjausta.

– Esihenkilön käytöstä mallinnetaan helposti, joten jos johtaja haluaa tiiminsä tulevan toimistolle, hänen kannattaa mennä sinne itsekin, Kangas sanoo.

–  Jos toimistolla ei ole ketään, ei kukaan halua mennä sinne. Siksi tutkimillamme työpaikoilla on usein sovittu, että tiimi tulisi paikalle tiettyinä viikonpäivinä, Alasoini kertoo.

Yhteisöllisyyden rakentaminen on Alasoinin ja Kankaan arvion mukaan mahdollista myös monipaikkaisessa työssä, mutta se vaatii enemmän paneutumista. Esihenkilön tehtävä on mahdollistaa tapaamisia ja antaa syitä tulla toimistolle. On myös hyvä muistaa, että yhteisöllisyyden rakentuminen on kaikkien asia, eikä esihenkilö pysty sitä "yksin" rakentamaan.

4. Huolellinen viestintä ja yhteisöllisyyttä edistävät digitaaliset työvälineet

Viestintä on etänä vaikeampaa kuin kasvokkain, koska ilmapiirin aistiminen sekä pienten ilmeiden ja eleiden näkeminen jäävät pois. Kohtaamiset ovat rajatumpia ja niissä keskitytään usein tiukemmin asiaan, mikä hankaloittaa tutustumista ja luottamuksen rakentumista. Palautteen antaminen ja vastaanottaminen on vaikeampaa. Vaikeita asioita ei voi nostaa esiin kuin ohimennen.

– Siksi esihenkilön pitää olla viestinnässään entistä tarkempi ja varmistaa huolellisemmin, että asia on ymmärretty oikein. Moni asia, joka on aikaisemmin voinut jäädä rivien väliin, pitää pukea sanoiksi. Etenkin oma tuki työntekijöille on tehtävä entistä näkyvämmäksi, Kangas sanoo.

Kangas kannustaa, että esihenkilöt saisivat koulutusta, kuinka uusia digitaalisia työvälineitä voidaan hyödyntää ideoiden pallotteluun, tuen pyytämiseen ja antamiseen sekä työyhteisöä lujittavaan epämuodolliseen viestintään.

– Kun yksi esittää kysymyksen yhteisellä kanavalla, kaikki näkevät vastauksen ja oppivat. Keskustelut myös jäävät talteen ja niihin voi palata, kun tarvitsee saatua tietoa. Joidenkin mielestä pikaviestintäohjelmissa on jopa helpompaa kysyä tyhmiä kuin avokonttorissa, jossa monet korvat kuuntelevat, hän kertoo.

Lisätiedot

• Erikoistutkija Hilpi Kangas, Työterveyslaitos, hilpi.kangas@ttl.fi, 030 474 3394
• Tutkimusprofessori Tuomo Alasoini, Työterveyslaitos, tuomo.alasoini@ttl.fi, 030 474 2577
• Euroopan työterveys- ja työturvallisuusvirastoon liittyvät lisätiedot ja haastattelupyynnöt: Toni Perez, toni.perez@osg.fi, 0400 630 063
  
  

EU-OSHA ja Digiajan turvallinen ja terveellinen työ -kampanja

• Euroopan työterveys- ja työturvallisuusviraston (EU-OSHA) tehtävänä on edistää työturvallisuutta, työterveyttä ja tuottavuutta Euroopassa. 
• Euroopan työterveys- ja työturvallisuusvirasto käynnistää lokakuussa uuden Digiajan turvallinen ja terveellinen työ -kampanjan. Vuosina 2023–25 järjestettävän kampanjan avulla pyritään herättämään keskustelua digitalisaation vaikutuksista työelämään sekä työterveyteen ja -turvallisuuteen. Kampanjan ensimmäinen teema on etä- ja hybridityö.
• Viraston kansallisena partnerina toimii Suomessa Työterveyslaitos, joka antaa vinkkejä digiajan turvalliseen ja terveelliseen työhön jakamalla tietoa muun muassa webinaarien kautta. 
• Kampanja käynnistyy Suomessa kaikille avoimella avajaiswebinaarilla: Miten onnistumme hybridityössä? | Työterveyslaitos (ttl.fi)