Neljä kaupunkia kehitti yhteisen varhaiskasvatuksen tietojärjestelmän – nyt myös muut kunnat voivat ottaa sen käyttöönsä
Espoo, Tampere, Turku ja Oulu ovat ottaneet käyttöön yhdessä kehittämänsä eVaka-järjestelmän. Järjestelmän avulla kaupungit säästävät satoja tuhansia euroja vuodessa lisenssimaksuista. eVaka-järjestelmä on tehty avoimella lähdekoodilla, joten mikä tahansa kunta voi ottaa sen käyttöönsä.
![Lapset keinuvat ulkona.](/data/images/public/3385/70018983/b3255cab-4337-4e31-bdf8-a8177369b981-w_720.jpg)
eVaka on varhaiskasvatuksen järjestelmä, joka sujuvoittaa muun muassa päiväkotien hallintoa, laskutusta, henkilökunnan reaaliaikaisen läsnäolon seurantaa, viestintää ja lasten läsnäoloaikojen varausta. Järjestelmän ovat kehittäneet Espoon, Tampereen, Turun ja Oulun kaupungit. eVaka perustuu avoimeen lähdekoodiin eli se on maksutta tarjolla myös muille kunnille. Myös järjestelmän tulevat päivitykset ovat maksuttomia eikä järjestelmän käytöstä makseta lisenssimaksuja.
”Kunnille tässä on mahdollisuus saada markkinoiden kattavin, edelleen kehittyvä sekä käyttökustannuksiltaan edullisin järjestelmä käyttöön”, tiivistää Espoon kaupungin digikehittämispäällikkö Harri Luttinen.
Itse järjestelmä ei siis maksa mutta kukin kunta vastaa käyttöönottoprojektin ja tarvittavan IT-infrastruktuurin kuluista. Muun muassa Tampereen kahdeksan kehyskuntaa ovat päättäneet siirtyä eVakan käyttäjiksi. eVakasta kiinnostuneet kunnat saavat Kuntaliitosta perustietoa alkuvaiheen liikkeellelähtöä varten.
”Muut kunnat pääsevät nyt nauttimaan kehittäjäkaupunkien investointien hedelmistä. Siirtymällä käyttämään eVakaa suuret kaupungit voivat säästää varhaiskasvatuksen järjestelmien lisenssimaksuissa satoja tuhansia euroja vuodessa”, kertoo tietohallintopäällikkö Arto Kahila Tampereen kaupungin tietohallinnosta.
Kehittäjäkaupungit ovat investoineet järjestelmään
Tähän mennessä eVaka-järjestelmän kehittämiseen on käytetty yhdeksän miljoonaa euroa, josta 3,4 miljoonaa on ollut valtiovarainministeriön rahoitusta. Kehittäjäkaupungit Espoo, Tampere, Turku ja Oulu ovat maksaneet loput kustannukset. Kaupungit ovat investoineet oman järjestelmän kehittämiseen, sillä markkinoilta ei löytynyt valmista järjestelmää, joka olisi yhdistänyt kaikki varhaiskasvatuksen tarpeet. Esimerkiksi Tampereella varhaiskasvatuksessa käytettiin ennen eVakaa kolmea eri järjestelmää.
”Kun tiedot ovat yhdessä järjestelmässä, on myös erilaisten hallinnollisten työprosessien automatisointi helpompaa. Tällöin työntekijöiden aikaa säästyy tärkeämpään työhön”, toteaa eVakan tuotepäällikkö Miia Latvala.
Kehittäjäkaupungit pitävät myös tärkeänä sitä, että eVaka-järjestelmän ominaisuuksien jatkokehittäminen on kaupunkien omassa päätäntävallassa. Espoon, Tampereen, Oulun ja Turun kaupunkien tavoitteena on kehittää järjestelmää niin, että se palvelisi niitä seuraavat 10 vuotta.
Parhaiden käytäntöjen valitsemista
Laajat, kaupungin peruspalveluja koskevat järjestelmähankkeet eivät ole välttämättä helppoja toteuttaa. Myös eVakan kehittämisessä oli vaikeuksia hankkeen alussa vuonna 2019. Tuotepäällikkö Latvalan mukaan keskeistä onnistumisen kannalta oli päätös toteuttaa eVaka vaiheittain: ensimmäisessä versiossa ei ollut kaikkia mahdollisia ominaisuuksia, vain tärkeimmät.
Jotta neljä kaupunkia on voineet ottaa yhtenäisen järjestelmän käyttöön, niiden on pitänyt yhtenäistää myös toimintatapojaan esimerkiksi laskutuksessa tai lasten läsnäolokirjausten tekemisessä.
”Kaupungit ovat vertailleet kunkin kaupungin tapaa tehdä sama asia ja valinneet niistä fiksuimman tavan. Tämän jälkeen on vielä mietitty, voisiko toimintatapaa yksinkertaistaa entisestään ja sitten yhteinen tapa toteutettu eVakaan ja otettu kaupungeissa käyttöön”, kertoo Espoon varhaiskasvatuksen johtaja Virpi Mattila.
”Jokainen kaupunki tietää, että jos jokin asia tehdään toisessa kaupungissa paremmin, pitää olla valmis oppimaan toisilta”, lisää Turun kaupungin varhaiskasvatuksen palvelualuejohtaja Vesa Kulmala.
Nyt kunnat kehittävät eVakan kolmatta versiota, jossa muun muassa automatisoidaan talouden prosesseja ja kehitetään huoltajien ja päiväkodin välistä viestintää.
”Oppeja eVakasta kannattaisi hyödyntää muissakin julkisen sektorin tietojärjestelmähankkeissa”, toteaa Espoon kaupungin tietohallintojohtaja Maarit Waskilampi-Kuikka.
eVaka-järjestelmän aikajana
- 2017–2020 Espoon kaupunki kehitti eVakan ensimmäisen version ja otti sen käyttöönsä.
- 2020–2021 Valtiovarainministeriö myönsi Espoolle ja Tampereelle digitalisaation kannustinjärjestelmästä rahoitusta eVakan toisen version kehittämiseen.
- 2022 Oulu ja Turku tulivat mukaan yhteiskehittämiseen. eVaka 2.0 käyttöön Tampereelle ja Ouluun. Järjestelmän kolmannen version kehittäminen alkoi.
- 2023 eVaka käyttöön Turkuun. Tampereen kehyskunnat ovat tehneet päätöksen käyttöönottoprojektista.
Avainsanat
Yhteyshenkilöt
Harri LuttinendigikehittämispäällikköEspoon kaupunki
Puh:+358438272256harri.luttinen@espoo.fiMiia LatvalaeVakan tuotepäällikköEspoon kaupunki
Puh:+35843827320miia.latvala@espoo.fiMuut kielet
Tilaa tiedotteet sähköpostiisi
Haluatko tietää asioista ensimmäisten joukossa? Kun tilaat tiedotteemme, saat ne sähköpostiisi välittömästi julkaisuhetkellä. Tilauksen voit halutessasi perua milloin tahansa.
Lue lisää julkaisijalta Espoon kaupunki - Esbo stad
Weekend Festival 2024 ordnas igen i Vermo – arrangemangen för evenemanget kan kommenteras av invånarna28.6.2024 10:44:35 EEST | Tiedote
Weekend Festival ordnas återigen i Vermo det första veckoslutet i augusti. Invånarna i närområdena kan framför allt kommentera evenemangets längd, bullernivån och avfallshanteringen.
Weekend Festival 2024 jälleen Vermossa – tapahtumajärjestelyt asukkaiden kommentoitavina28.6.2024 10:44:35 EEST | Tiedote
Weekend Festival järjestetään jälleen Vermossa elokuun ensimmäisenä viikonloppuna. Lähialueiden asukkaat voivat kommentoida etenkin tapahtuman kestoa, melutasoa ja jätehuoltoa.
Espoon ilmastopäästöt laskivat huomattavasti27.6.2024 16:47:29 EEST | Tiedote
Espoon ilmastopäästöt ovat voimakkaassa laskussa. Vuonna 2023 ilmastopäästöt laskivat jopa tavoitetasoa nopeammin. Asukasta kohti päästöt olivat edelleen pääkaupunkiseudun pienimmät.
Kaupunginhallitus: Länsirata Oy:n ratahanketta koskeva esisopimus valtion ja osakaskuntien kesken24.6.2024 16:57:23 EEST | Tiedote
Kaupunginhallitus hyväksyi Länsirata Oy:n ratahankkeen rakentamista ja rahoittamista koskevan esisopimuksen ehdolla, että kaikki sopimuksen osapuolet hyväksyvät ja allekirjoittavat esisopimuksen.
Kalajärven kaavarunko luo edellytykset yhteisölliselle ja viihtyisälle paikalliskeskukselle19.6.2024 14:06:04 EEST | Tiedote
Kalajärven kehittämistä ohjaava kaavarunko on valmistunut. Tavoitteena on vehreä ja yhteisöllinen kaupunkikylä, jossa on myös riittävät palvelut.
Uutishuoneessa voit lukea tiedotteitamme ja muuta julkaisemaamme materiaalia. Löydät sieltä niin yhteyshenkilöidemme tiedot kuin vapaasti julkaistavissa olevia kuvia ja videoita. Uutishuoneessa voit nähdä myös sosiaalisen median sisältöjä. Kaikki tiedotepalvelussa julkaistu materiaali on vapaasti median käytettävissä.
Tutustu uutishuoneeseemme