Yhtiökokous onnistuu myös etänä

Etäosallistumisen edellytykset

Etäosallistumiseksi voidaan kutsua sekä etukäteen annettua kannanottoa sähköpostitse tai postitse taikka nimenomaista etäyhteydellä osallistumista yhtiökokoukseen. Etäosallistuminen on sopiva vaihtoehto varsinkin silloin, kun taloyhtiössä ei ole meneillään suuria riitoja tai kun ei jouduta päättämään isoista korjaushankkeista. Parhaiten etäosallistuminen mallina sopii tavanomaisen, varsinaisen yhtiökokouksen läpivientiin tai pienehköjen asioiden käsittelyyn ylimääräisessä yhtiökokouksessa.

Asunto-osakeyhtiölain mukaan taloyhtiön yhtiökokousta ei voida järjestää siten, että ainoa osallistumiskanava olisi etäyhteys. Fyysinen kokouspaikka on aina järjestettävä, ja sähköposti-, posti- ja/tai etäosallistuminen ovat fyysisen osallistumisen rinnalla vaihtoehtoisia keinoja osallistua yhtiökokoukseen.

”Toki tietyissä olosuhteissa, kuten tänä keväänä, on syytä vahvasti suositella etäosallistumista, ja näin on taloyhtiöissä toimittukin”, toteaa lakimies Kirsi Ruutu taloyhtiöiden asiantuntijapalveluita tarjoavasta Kirsi Ruutu Oy:stä. Ruutu on ollut mukana kirjoittamassa tänään ilmestyvää kirjaa Etäkokoukset taloyhtiössä - järjestä, osallistu, vaikuta (Kiinteistöalan Kustannus).

Etäosallistumismahdollisuudesta voidaan määrätä jo yhtiöjärjestyksessä. Tällöin mahdollisuus koskee kaikkia kokouksia, joissa tätä mahdollisuutta halutaan käyttää. Myös hallitus voi yleensä tehdä päätöksen etäosallistumismahdollisuuksien käyttöönotosta yhtiökokouksessa. Hallituksen päätös koskee aina yhtä kokousta kerrallaan.

Järjestäminen ja osallistuminen ei jää enää kiinni tekniikasta

Erilaiset etäkokous- tai videoneuvottelulaitteistot olivat vielä viime vuosikymmenellä kalliita, vaikeakäyttöisiä ja usein keskenään yhteensopimattomia. Sittemmin tilanne on muuttunut ratkaisevasti parempaan ja ennen kaikkea käyttäjäystävällisempään suuntaan: soveltuvia laitteita löytyy valmiiksi lähes jokaisen taskusta tai työpöydältä, ohjelmistojen tarjonta on hyvä ja riittävän nopea nettiyhteys on kaikkien ulottuvilla.

”Osallistuminen ei jää enää kiinni laitteista eikä oikeastaan osaamisestakaan. Käytännössä mikä tahansa muutaman viime vuoden aikana valmistettu älylaite soveltuu etäkokoustamiseen, ja kokousohjelmistot ovat helppoja käyttää”, kertoo isännöitsijä, yrittäjä Sami Asujamaa 10+ Isännöinti Oy:stä. ”Kokouksen läpivienti tai siihen osallistuminen voi onnistua hyvin jo pelkästään tarkoitukseen sopivalla tietokoneella ja ohjelmistolla ilman mitään lisävarusteita”.

Etäosallistumismahdollisuudet lisäävät kokousten suosiota

Taloyhtiöissä yleinen ongelma on yhtiökokousten alhainen osallistumisprosentti. Päätöksentekoa se ei tietenkään estä, koska päätökset tehdään niiden voimin, jotka paikalla ovat, mutta sitoutumista yhteisten asioiden hoitoon se nakertaa. Samaten poissaolijalta jää helposti saamatta tärkeitäkin tietoja, joita kokouksessa käsitellään – etenkin jos postissa tai sähköpostissa tulleet tai taloyhtiösivuilla nähtävillä olevat yhtiökokouspaperit tai -pöytäkirjat jäävät lukematta.

Yllättäväksi osaratkaisuksi ongelmaan ovat osoittautuneet etäkokoukset. Kun yhtiökokoukseen voi osallistua kotisohvalta tai etukäteen postitse, yhä useampi punnitsee hyödyn suuremmaksi kuin vaivan. Muitakin osallistumisen esteitä voi olla kuin mukavuudenhalu: lastenhoito pitäisi järjestää, pyykkikone on pyörimässä, takana on raskas työpäivä, kokouspaikka ei ole aivan naapurissa tai mikä kutakin estää astumasta kotiovesta.

”Etäratkaisut näyttävät monin paikoin lisänneen yhtiökokousten suosiota, mikä on tietysti pelkästään hieno asia, myös tulevaisuutta ajatellen”, kertoo yksi kirjan kirjoittajista, apulaispäälakimies Kristel Pynnönen Kiinteistöliitosta.

Ei vain poikkeusaikaan, vaan osana uutta normaalia

Taloyhtiöiden ja isännöinnin toiminnan enempi digitalisoituminen on tähän saakka antanut odottaa itseään, ja ala on toiminut leimallisesti pikemmin jälkijunassa kuin etukenossa, eikä ainakaan veturina. Etäosallistumismahdollisuuksien tarjoaminenkin ajankohtaistui taloyhtiöissä nimenomaan pakon edessä, kun fyysisiä kokouksia ei kokoontumisrajoitusten takia ole voinut järjestää. Tämä pakko ei ole kuitenkaan ollut epämiellyttävä, vaan se on tuonut mukanaan uusia tervetulleita vaihtoehtoja osallistua taloyhtiön päätöksentekoon.

Kukaan ei tiedä, miten kauan vallitseva poikkeusaika kestää, seuraako sen jälkeen uusi vastaava tai mitä pidemmällä tulevaisuudessa on vastassa. Poikkeusaika tai ei, keinovalikoiman laajentaminen tuo sen verran hyötyjä tullessaan, että jokaisessa isännöintiyrityksessä ja taloyhtiön hallituksessa kannattaa perehtyä etäkokousten järjestämiseen ihan normaaliolojakin silmälläpitäen. Se ei ole vaikeaa, ja voi toimia inspiraationa myös laajemmalle toiminnan digitalisoimiselle.

”Digitaalisuus on hyvin usein omiaan myös parantamaan tiedonkulkua ja lisäämään toiminnan läpinäkyvyyttä”, toteaa asianajaja, osakas Timo A. Järvinen Properta Asianajotoimisto Oy:stä. Järvinen on niin ikään ollut mukana kirjoittamassa Etäkokoukset taloyhtiössä -kirjaa.   

Kirjan sisältö

Etäkokoukset taloyhtiössä - järjestä, vaikuta, osallistu ilmestyy 2.6.2020. Opas kertoo, miten etäkokous järjestetään taloyhtiössä, millaiset laitteet ja ohjelmat itse kukin tarvitsee ja miten osallistujat kannattaa ohjeistaa. Se täsmentää kädestä pitäen ja vaihe vaiheelta, miten etäkokous etenee, miten päätökset siinä tehdään, miten äänestys tapahtuu ja miten tarvittavat dokumentit, kuten kutsut, esityslistat ja pöytäkirjat, laaditaan oikein. Lisäksi se esittelee sanoin ja kuvin kolme tavallisinta etäkokoussovellusta sekä yhden etä-äänestyssovelluksen.

Opas on tarkoitettu käytännön ohjeeksi taloyhtiöiden hallituksille, isännöitsijöille ja osakkaille. Oppaan sisältö on lyhyesti seuraava:

1 Etäosallistumisen tavat ja edellytykset

2 Tekniset laitteistot kuntoon

3 Yhtiökokouksen koolle kutsuminen

4 Vastaesitykset ja äänestäminen

5 Kokouksen kulku

6 Kokouksen jälkeen

7 Päätöksenteko yhtiökokousta pitämättä

8 Hallituksen etätyöskentely

9 Yleisimmät kysymykset ja vastauksett

Liitteet