Övergången till det nya systemet har skapat viss tröghet – men har ändå löpt smidigare än väntat

Hemvårdsanställda började genast på söndag använda det nya systemet i dokumentationen av vården.

– Jag är överraskad att övergången gick bättre än vad vi hade väntat oss. Hemvårdarna kunde exempelvis börja använda mobildokumentationen genast. I söndag stötte man ändå på vissa problem åtminstone i Malax, men de kunde lösas snabbt. Vi har ännu problem som vi måste lösa, men vi har arbetat hårt hela veckan för att lösa dem, berättar hem- och boendeservicens koordinerande serviceförman Anna Wadén.

Även inom primärvården har den första veckan varit jäktig, men ändå bättre än förväntat.

– Jag måste ärligt säga att jag är positivt överraskad för hur bra det har gått. Visst stötte vi på många saker som vi måste reda ut eller korrigera, men vi kunde ändå vårda våra patienter, säger Närpes hälsovårdscentrals avdelningsskötare Karolina Enholm.

Personalen får beröm av närcheferna för hur snabbt de vant sig med det nya systemet. Vi har ordnat med närstöd till enheterna och läget har följts upp vid dagliga stödmöten och kollegor som använt systemet tidigare har hjälpt till i problemsituationer.

Rusningen på vårdbehovsbedömningen fortsätter

Kunderna och patienterna har märkt av systembytet närmast som en tröghet i verksamheten. Vårdbehovsbedömningens telefon- och chattjänst är ansträngd, varför man för närvarande måste vänta i cirka fyra dygn på att bli uppringd om man lämnat en begäran om återuppringning. För att korta av köerna kommer man att besvara begäranden om återuppringning också på lördag klockan 9–15.

– Om man lämnat ett ringbud och ärendet är brådskande lönar det sig att ringa vårdbehovsbedömningen på nytt och vänta på att samtalet besvaras eller ringa jourhjälpens nummer 116 117. Om man redan har lämnat ett ringbud ska man inte lämna ett nytt ringbud, för det bara förvärrar situationen, råder biträdande avdelningsskötare Anna Kuoppala.

Även besöken på hälsovårdscentralerna eller välfärdsstationerna har kunnat ta längre än normalt den här veckan. Måndagen var ansträngd på många enheter, men läget har jämnat ut sig vart eftersom veckan gått.

– Patienterna har nog visat förståelse för att vårt arbete tagit en aning längre, berömmer Vasa hälsovårdscentrals Marlene Vägar.

Anmälningsautomaterna på Vasa hälsovårdscentral fungerar ännu inte normalt, och ber kunderna tillsvidare att anmäla sig vid luckan.

Intensifierat stöd för personalen

Enheterna och de som arbetat med ibruktagningsprojektet har hållit nära kontakt redan före själva ibruktagningen, och det har fortsatt den gångna veckan. Personalen har tillgång till närstöd och stödkliniker och på lägesbilder följer man upp hur förändringen framskrider och vidtar åtgärder när det behövs.

– Intensifierat stöd behövs ännu och vi erbjuder det så länge som personalen behöver det, säger projektdirektör Carola Wisur-Hokkanen.

Under den första veckan med det nya systemet har det förstås också dykt upp sådant som behövt korrigeras.

– Största delen av problemsituationerna har kunnat lösas snabbt. För det mesta har det räckt med att ge mer instruktioner och det har inte handlat om ett tekniskt problem, utan att användaren till exempel inte direkt har hittat rätt funktion i det nya systemet eller så har hen inte haft tillräckliga användarrättigheter.

Det handlar inte bara om ett systembyte, utan även om nya verksamhetssätt, vilket Wisur-Hokkanen säger att är en större omställning för personalen än den tekniska förändringen.

– Vi övergår till att göra på samma sätt i hela välfärdsområdet, i enlighet med gemensamma verksamhetsmodeller. Det här påverkar till exempel dokumentationen och det nya systemet finns förstås som stöd där. De professionella har själva planerat de gemensamma verksamhetsmodellerna, men det tar tid innan det nya arbetssättet har blivit en rutin.

Arbetet med överföring av data fortsätter

Man visste redan i förväg att all data inte kommer att överföras före själva ibruktagningen. Migrationen, alltså överföringen av data från de gamla systemen, är ännu på hälft och det kan ta ett tag ännu innan den blir färdig. Det här kan synas i form av fördröjning i servicen, eftersom de professionella till viss del använder två system parallellt.

– Innan vi slutför dataöverföringen vill vi säkerställa att all dokumentering förs in rätt i det nya systemet, säger Wisur-Hokkanen.

En teknisk utmaning som berör patienterna har observerats i de textmeddelanden som skickas till patienter som har Marevan-behandling. Alla patienter har inte fått textmeddelandena med information om laboratorieundersökningar, INR-värdet och medicindosen. Orsaken till problemet är under utredning.

Patienter som väntar på information om sitt INR-värde eller sin medicindos via textmeddelande, kan istället ringa telefonnumret 040 679 0680 (vardagar klockan 9–11).