Maanmittauslaitoksessa kokeillaan ajanvarausta ja uusia toimintatapoja

Asiointia ajanvarauksella kokeillaan kuudella paikkakunnalla: Hämeenlinnassa, Joensuussa, Kajaanissa, Lahdessa, Porissa ja Tampereella. Ajanvarauksella voi hoitaa kaikkia käyntiasiointia vaativia asioita. 

Ajat tulevat varattaviksi touko-kesäkuun vaihteessa Maanmittauslaitoksen verkkosivuille. Tämän kokeilun aikana varattavia aikoja on rajoitetusti ja ajanvarausjärjestelmä toimii vain suomeksi.

Kokeilun tarkoituksena on hioa ajanvarausjärjestelmä sellaiseksi, että aikoja olisi varattavissa valtakunnallisesti syksyllä 2024. Ei kannata siis vielä huolestua, jos aikaa ei saa kesän kokeilussa. 

– Haemme nyt erilaisin keinoin ratkaisuja ruuhkien ja pitkien käsittelyaikojen helpottamiseksi. Uudistamme toimintatapojamme ja pyrimme helpottamaan ja nopeuttamaan asiakkaiden asiointia, toteaa Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta vastaava johtaja Jani Hokkanen.

Ennen kokeilua asiakkaat ovat hoitaneet asioitaan Maanmittauslaitoksen palvelupisteissä saapumisjärjestyksessä, ja jonotusajat ovat olleet paikoin pitkiä.

Myös osakekirjojen käsittelyaikoihin haetaan helpotusta uusilla toimintatavoilla

Kesän 2024 aikana Maanmittauslaitoksessa testataan myös uutta toimintamallia osakekirjojen sähköistämiseen. Pienimuotoisessa kokeilussa osakekirja pyritään sähköistämään asiakkaan odottaessa, ilman pidempää käsittelyprosessia. Tapaa voidaan kokeilla niissä tapauksissa, joissa huoneiston omistaja ei ole vaihtunut ja taloyhtiön osakeluettelo on kunnossa.  

Kokeilua tehdään pääsääntöisesti pienemmissä palvelupisteissä, joissa asiakastilanne antaa kokeiluun mahdollisuuden, eivätkä odotusajat kasva tarpeettomasti. 

– Osakekirjan sähköistäminen pyritään tekemään heti asiakkaan tuodessa osakekirjan palvelupisteeseen. Toimintatavan muutos on suuri ja sen toimivuutta on hiottava ennen sen laajempaa käyttöönottoa, kertoo Jani Hokkanen. 

- Osakekirjan sähköistäminen asiakkaan odottaessa on yksi uusi keino purkaa ruuhkiamme, sillä näin osakekirjoja ei tule yhtä paljon jonoon. Ymmärrämme, että jos toimintatapa vakiintuu käyttöön, aiemmin osakekirjansa jättäneet asiakkaat voivat kokea harmitusta siitä, että myöhemmin tulevat saavat asiansa hoidettua nopeammin. Haluamme muistuttaa asiakkaitamme kiirehtimismahdollisuudesta, sanoo Hokkanen.  

Asiakkaat, joiden osakekirja odottaa sähköistämistä Maanmittauslaitoksen käsittelyjonossa, voivat tarvittaessa pyytää, että Maanmittauslaitos käsittelee heidän asiansa kiireellisenä. 

Omistajalla on 10 vuotta aikaa

Osakekirjat muutetaan sähköiseen muotoon ensisijaisesti asuntokaupan tai muun omistajavaihdoksen yhteydessä. Omistajalla on 10 vuotta aikaa sähköistää osakekirjansa sen jälkeen, kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi.    

Tekninen kehitys tuo ajan saatossa helpotusta osakekirjojen sähköistämiseen, mutta tällä hetkellä käsittely on vielä manuaalista. Ruuhkia on purettu Maanmittauslaitoksessa talven ja kevään aikana lisärekrytoinneilla. 

Maanmittauslaitos kertoo ajanvarauksen ja osakekirjan sähköistämisen nopeutetun käsittelyn kokeilujen etenemisestä lisää myöhemmin, kun kokemuksia ja palautteita on kertynyt.